Mahnung schreiben: Muster für alle drei Mahnstufen

Die Rechnung ist raus, das Zahlungsziel ist vorbei, das Geld ist nicht da. Jetzt eine Mahnung zu schreiben fällt vielen Selbstständigen schwer: zu forsch, und der Kunde ist verärgert; zu weich, und die Rechnung bleibt offen. Dazu kommt die Unsicherheit, was rechtlich gilt. Muss es drei Mahnungen geben? Darf man Gebühren verlangen? Ab wann laufen Zinsen? Dieser Artikel klärt die Rechtslage, nennt die Bestandteile einer wirksamen Mahnung und liefert Formulierungsbeispiele für alle drei Stufen, vom freundlichen Hinweis bis zur letzten Mahnung.

Wann der Kunde in Verzug ist

Der Unterschied zwischen fällig und in Verzug ist der Kern des Mahnrechts. Fällig ist eine Rechnung, wenn das Zahlungsziel erreicht ist. In Verzug ist der Kunde erst, wenn eine der Voraussetzungen des § 286 BGB erfüllt ist, und erst ab Verzug dürfen Sie Zinsen und Pauschale verlangen.

Verzug tritt ein:

Durch Mahnung. Sie fordern den Kunden nach Fälligkeit zur Zahlung auf (§ 286 Abs. 1 BGB). Mit Zugang dieser Aufforderung ist er in Verzug. Formvorschriften gibt es nicht; eine Mail genügt, nachweisbar ist ein Brief.

Ohne Mahnung bei kalendermäßigem Zahlungsziel. Steht auf der Rechnung „zahlbar bis 15. Oktober 2026" oder „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum", ist die Leistungszeit nach dem Kalender bestimmt oder bestimmbar (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB). Der Verzug beginnt am Tag nach Ablauf, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Ohne Mahnung nach 30 Tagen. Nach § 286 Abs. 3 BGB ist ein Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist; ein Satz wie „Nach Ablauf von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung geraten Sie auch ohne Mahnung in Verzug" reicht. Fehlt der Hinweis, brauchen Sie gegenüber Privatkunden die Mahnung oder das kalendermäßige Zahlungsziel.

Praktisch heißt das: Wer auf jeder Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum nennt, hat den Verzug automatisch. Die Mahnung dient dann nicht mehr der Begründung, sondern der Erinnerung und der Dokumentation.

Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Rechtlich ist das dasselbe. Jede Aufforderung nach Fälligkeit, den offenen Betrag zu zahlen, ist eine Mahnung im Sinne des § 286 BGB, auch wenn „Zahlungserinnerung" darüber steht. Es gibt keine Pflicht zu drei Stufen und keine Wartezeit zwischen ihnen; Sie könnten nach der ersten Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Dass fast alle Unternehmen trotzdem in Stufen mahnen, hat einen einfachen Grund: Die meisten offenen Rechnungen sind vergessen, nicht verweigert. Eine freundliche Erinnerung erledigt sie, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Wie die Mahnung in den gesamten Belegfluss vom Angebot bis zur Mahnung passt, erklärt der Leitfaden zu diesem Artikel.

Was in eine Mahnung gehört

Damit die Mahnung wirkt und im Streitfall Bestand hat, muss der Kunde eindeutig erkennen, welche Forderung gemeint ist und was er tun soll:

• Bezug auf die Rechnung: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Bei einer Rechnungsnummer wie 0018-2609-MEIER ist die Zuordnung eindeutig; der Kunde findet sie in seiner Ablage.
• Offener Betrag: der Bruttobetrag, bei Teilzahlung der Restbetrag. Ab der 1. Mahnung gegebenenfalls Verzugszinsen und Pauschale als eigene Posten.
• Neue Frist: ein konkretes Datum, nicht „umgehend". Üblich sind 7 bis 14 Tage.
• Bankverbindung: damit die Zahlung nicht an der Suche scheitert.
• Hinweis auf die Folgen: spätestens in der letzten Mahnung. Ohne Drohung, aber klar: gerichtliches Mahnverfahren oder Übergabe an ein Inkassounternehmen.
• Die Bitte, die Mahnung bei bereits erfolgter Zahlung als gegenstandslos zu betrachten: bei der Zahlungserinnerung Pflicht der Höflichkeit, denn Überweisungen kreuzen sich.

Was nicht hineingehört: Vorwürfe, Vermutungen über die Zahlungsfähigkeit, Ausrufezeichen.

Verzugszinsen, Pauschale, Mahngebühren

Ab Verzug stehen Ihnen drei Dinge zu, und bei zweien davon ist Vorsicht geboten.

Verzugszinsen nach § 288 BGB: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Kunde Verbraucher ist (Abs. 1); neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmern (Abs. 2). Den Basiszinssatz legt die Deutsche Bundesbank halbjährlich zum 1. Januar und 1. Juli fest; er ist im Zweifel nachzuschlagen, nicht aus dem Gedächtnis zu nennen. Die Zinsen laufen ab dem ersten Verzugstag, taggenau.

Die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie fällt mit Verzugseintritt an, unabhängig davon, ob Ihnen Kosten entstanden sind, und wird auf spätere Anwalts- oder Inkassokosten angerechnet. Gegenüber Privatkunden gibt es sie nicht.

Mahngebühren sind der Punkt, an dem viele Vorlagen falsch liegen. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Gebühr pro Mahnung. Ersatzfähig ist nur der tatsächliche Verzugsschaden, also etwa Porto, in der Praxis wenige Euro. Die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst begründet, sind gar nicht ersatzfähig, weil der Kunde in diesem Moment noch nicht im Verzug war. Ein pauschaler Posten „Mahngebühr 15,00 €" ist deshalb angreifbar. Wer im B2B die 40 € Pauschale ansetzt, sollte auf zusätzliche Gebühren verzichten.

Der Ton je Stufe

Die drei Stufen unterscheiden sich weniger im Inhalt als in der Haltung. Zahlungserinnerung: Sie unterstellen ein Versehen, kein Wort von Verzug oder Zinsen. 1. Mahnung: Sie stellen fest, dass die Erinnerung ohne Reaktion blieb, und bitten sachlich um Zahlung bis zu einem Datum; Zinsen und Pauschale können Sie nennen. 2. Mahnung, letzte Mahnung: Sie setzen eine letzte Frist und benennen, was danach folgt. Kein Konjunktiv mehr.

Formulierungsbeispiele

Die folgenden Texte sind Vorschläge in Sie-Form. Passen Sie Anrede, Beträge und Fristen an; das Datum der Frist gehört immer als konkreter Kalendertag hinein.

Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung 0018-2609-MEIER

Sehr geehrte Frau Meier,

vermutlich ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung 0018-2609-MEIER vom 3. September 2026 über 1.190,00 € ist noch nicht ausgeglichen.

Wir bitten Sie, den Betrag bis zum 26. September 2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen. Falls sich Ihre Zahlung mit dieser Erinnerung überschnitten hat, sehen Sie sie bitte als gegenstandslos an.

Freundliche Grüße Musterbetrieb GmbH

1. Mahnung

Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung 0018-2609-MEIER

Sehr geehrte Frau Meier,

auf unsere Zahlungserinnerung vom 15. September 2026 haben wir keine Reaktion erhalten. Die Rechnung 0018-2609-MEIER vom 3. September 2026 über 1.190,00 € ist damit weiterhin offen.

Bitte begleichen Sie den Betrag bis zum 10. Oktober 2026. Seit dem 18. September 2026 befinden Sie sich in Verzug; wir behalten uns vor, Verzugszinsen nach § 288 BGB zu berechnen.

Sollten Sie mit der Rechnung nicht einverstanden sein, sprechen Sie uns bitte an, damit wir eine Lösung finden.

Freundliche Grüße Musterbetrieb GmbH

2. Mahnung (letzte Mahnung)

Betreff: 2. und letzte Mahnung zur Rechnung 0018-2609-MEIER

Sehr geehrte Frau Meier,

trotz Zahlungserinnerung und 1. Mahnung ist zur Rechnung 0018-2609-MEIER vom 3. September 2026 kein Zahlungseingang zu verzeichnen. Offen sind:

Rechnungsbetrag 1.190,00 € Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB 40,00 € Gesamt 1.230,00 €

Wir setzen Ihnen eine letzte Frist bis zum 24. Oktober 2026. Geht der Betrag bis dahin nicht ein, werden wir die Forderung ohne weitere Ankündigung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Mit freundlichen Grüßen Musterbetrieb GmbH

Die Verzugspauschale im dritten Beispiel setzt voraus, dass Frau Meier als Unternehmerin gehandelt hat. Bei einer Privatkundin entfällt die Zeile.

Was nach der letzten Mahnung kommt

Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Zahlung, haben Sie zwei Wege.

Gerichtliches Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO). Sie beantragen beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes einen Mahnbescheid, online über das Portal der Mahngerichte. Das Gericht prüft die Forderung nicht inhaltlich, sondern stellt den Bescheid zu. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid; widerspricht er, geht die Sache ins streitige Verfahren. Die Gerichtskosten legen Sie aus, am Ende trägt sie der Schuldner.

Inkasso oder Anwalt. Ein Inkassounternehmen übernimmt das Mahnen gegen Gebühr, die im Erfolgsfall der Schuldner trägt, soweit sie angemessen ist. Bei größeren oder strittigen Forderungen ist der Anwalt der bessere Weg.

Die Forderung verjährt regelmäßig in drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist (§ 199 BGB). Mahnungen hemmen die Verjährung nicht, ein Mahnbescheid schon.

Mahnstufen in Pennio

In Pennio mahnen Sie aus der offenen Rechnung heraus, in drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Jede Stufe bringt einen vorbelegten Text in Sie-Form mit, der Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag einsetzt und im Ton der Stufe entspricht; die 2. Mahnung ist die letzte und kündigt weitere Schritte an. Die Frist wählen Sie frei, der Versand geht per Mail direkt aus der App. Die Rechnung wechselt in den Status „Gemahnt", und jeder Versand steht mit Datum und Stufe in der Versand-Historie, sodass Sie im Zweifel nachweisen können, wann welche Mahnung rausging.

Die Texte lassen sich firmenweit anpassen: Betreff und Nachricht sind je Anlass als Vorlage gespeichert, mit Platzhaltern für Nummer, Betrag und Frist. Wer im Team mahnt, mahnt einheitlich.

Das Mahnwesen gehört zum Pro-Paket. Wie eine Rechnung von Anfang an so gebaut wird, dass der Verzug automatisch eintritt, erklärt der Leitfaden Rechnung schreiben; die Pflichtangaben, die dafür in die Rechnung müssen, stehen im Artikel Pflichtangaben einer Rechnung.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: §§ 195, 199, 286, 288 BGB; §§ 688 ff. ZPO.