Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen: Was es können muss, was nicht
Woran Sie ein gutes Rechnungsprogramm erkennen: E-Rechnung, Rechnungsnummern, Festschreiben, Storno, Archiv – und welche Funktionen kleine Unternehmen nicht brauchen. Mit Vergleich und Preisen.
Der Markt für Rechnungsprogramme ist voll – und die meisten Angebote sind für Sie zu groß. Buchhaltung, Banking, Lohn, Steuererklärung, alles in einem Paket, alles im Preis. Wer als kleines Unternehmen nur Rechnungen schreiben will, zahlt für Funktionen, die der Steuerberater ohnehin macht. Dieser Leitfaden sagt, was ein Rechnungsprogramm heute wirklich leisten muss, was Sie getrost weglassen können und wie Sie die Angebote vergleichen.
- Ein Rechnungsprogramm muss heute E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) erzeugen – sonst ist es ab 2027/2028 nutzlos für B2B-Rechnungen.
- Pflicht: zentraler Nummernkreis, Festschreiben statt Ändern, Storno, Pflichtfeldprüfung, Belegarchiv, Kleinunternehmer-Modus.
- Kür: Angebote, Mahnungen, Mehrbenutzer, Zahlungsstatus, Mail-Vorlagen.
- Nicht nötig für die meisten kleinen Unternehmen: Buchhaltung, Bankanbindung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohn.
- Preisrahmen: reine Rechnungsprogramme 5 bis 12 Euro im Monat, Buchhaltungspakete mit Rechnungsmodul 15 bis 40 Euro.
Warum die Frage gerade neu gestellt wird
Bis 2024 war ein Rechnungsprogramm eine Komfortfrage: Word ging auch. Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang, ab 2027 und 2028 für das Ausstellen an Unternehmen. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931 – die kann keine Word-Vorlage und kein PDF-Drucker erzeugen. Damit wird das Rechnungsprogramm vom Komfort zur Voraussetzung. Was genau dahintersteckt, erklärt der Leitfaden E-Rechnung.
Gleichzeitig hat sich der Markt zweigeteilt: Die großen Anbieter bündeln Rechnung, Buchhaltung, Banking und Steuer zu Paketen ab 15 Euro aufwärts. Daneben entstehen schlanke Programme, die nur Rechnungen schreiben – und dafür weniger kosten. Die Frage lautet also nicht mehr „brauche ich ein Programm?", sondern „wie viel Programm brauche ich?".
Was ein Rechnungsprogramm können muss
E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
Das wichtigste Kriterium. Das Programm muss aus jeder Rechnung eine E-Rechnung machen können – idealerweise beide Formate: ZUGFeRD (PDF mit XML, für alle Kunden) und XRechnung (reines XML, für Behörden und alle, die es verlangen). Und zwar nicht als Zusatzmodul, das man buchen und nicht vergessen darf, sondern als Standard. Fragen Sie: Erzeugt das Programm ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher? Erzeugt es XRechnung in der aktuellen Version? Werden die Dateien gegen die offiziellen Validatoren geprüft?
Den Unterschied der Formate erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.
Pflichtfelder prüfen, bevor die Rechnung rausgeht
Eine E-Rechnung mit fehlendem Pflichtfeld ist keine gültige E-Rechnung. Das Programm sollte die zehn Pflichtangaben des § 14 UStG und die Zusatzfelder der EN 16931 prüfen, bevor die Rechnung festgeschrieben wird – nicht der Kunde, nicht der Validator danach.
Rechnungsnummern zentral vergeben
Ein Nummernkreis für die ganze Firma, fortlaufend, einmalig, vom Programm vergeben. Und zwar erst beim Festschreiben, nicht beim Anlegen des Entwurfs: Sonst reißt jeder verworfene Entwurf eine Lücke. Wenn das Programm den Aufbau der Nummer frei lässt – Jahr, Monat, Kundenkürzel –, umso besser. Was möglich ist, zeigt der Leitfaden Rechnungsnummer.
Festschreiben statt Ändern
Eine ausgestellte Rechnung darf nicht mehr änderbar sein. Das Programm sperrt sie beim Festschreiben; Korrekturen laufen über eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf das Original. Programme, die eine verschickte Rechnung noch bearbeiten lassen, sind bequem und GoBD-widrig. Mehr im Artikel Stornorechnung schreiben.
Belegarchiv
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, E-Rechnungen als Datei. Das Programm sollte jede festgeschriebene Rechnung samt XML unveränderbar ablegen – und Ihnen bei Kündigung einen vollständigen Export geben.
Kleinunternehmer-Modus
Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, braucht ein Programm, das das weiß: kein Steuerausweis, der Hinweis auf § 19 automatisch, in der E-Rechnung die Steuerkategorie korrekt gesetzt. Programme ohne diesen Modus zwingen Kleinunternehmer zu Workarounds mit 0 %-Steuersätzen, die in der E-Rechnung nicht valide sind.
Was gut ist, aber nicht jeder braucht
Angebote und Auftragsbestätigungen. Wer vor der Rechnung ein Angebot schreibt, will es mit einem Klick in die Rechnung überführen. Für Handwerker und Dienstleister Standard, für Onlineverkäufer entbehrlich.
Mahnwesen. Zahlungserinnerung und Mahnung aus der offenen Rechnung heraus. Spart Zeit, wenn Kunden schleppend zahlen.
Zahlungsstatus. Offen, fällig, gemahnt, bezahlt – auf einen Blick. Ohne Bankanbindung setzen Sie den Status selbst; das ist bei zehn Rechnungen im Monat kein Aufwand.
GiroCode. Ein QR-Code auf der Rechnung, den der Kunde mit der Banking-App scannt. Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind vorausgefüllt – weniger Tippfehler, schnellere Zahlung.
Mail-Versand mit Vorlagen. Rechnung direkt aus dem Programm verschicken, mit gespeichertem Betreff und Text je Anlass.
Mehrbenutzer. Wenn eine zweite Person Rechnungen schreibt, braucht sie einen eigenen Zugang zum selben Nummernkreis – sonst gibt es Doppelungen.
Was kleine Unternehmen meist nicht brauchen
Buchhaltung. EÜR, Kontenrahmen, Buchungssätze – das macht Ihr Steuerberater, und er macht es mit seiner Software besser. Sie liefern ihm Rechnungen und Belege.
Bankanbindung. Kontoumsätze automatisch abgleichen ist praktisch bei hundert Rechnungen im Monat. Bei zehn ist ein Blick aufs Konto schneller als die Einrichtung.
Umsatzsteuer-Voranmeldung. Macht in kleinen Betrieben der Steuerberater; umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer geben gar keine ab.
Lohnabrechnung. Nur mit Angestellten relevant, und dann beim Steuerberater.
Belegerkennung per Foto. Eingangsbelege scannen und automatisch verbuchen – Buchhaltungsfunktion, nicht Rechnungsfunktion.
Jede dieser Funktionen kostet Geld, Einarbeitung und Komplexität. Wer sie nicht nutzt, zahlt trotzdem.
Rechnungsprogramm oder Buchhaltungspaket?
Die Frage entscheidet sich an einer Stelle: Machen Sie Ihre Buchhaltung selbst? Wenn ja, brauchen Sie ein Buchhaltungspaket, und das Rechnungsmodul ist ein Teil davon. Wenn nein – und die meisten kleinen Betriebe lassen die Buchhaltung beim Steuerberater –, brauchen Sie ein Rechnungsprogramm und sonst nichts.
| Rechnungsprogramm | Buchhaltungspaket | |
|---|---|---|
| Rechnungen, Angebote, Storno | ja | ja |
| E-Rechnung | ja (bei aktuellen Programmen) | ja |
| Buchhaltung, EÜR | nein | ja |
| Bankanbindung | nein oder optional | ja |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | nein | ja |
| Einarbeitung | Minuten | Stunden bis Tage |
| Preis pro Monat | 5 bis 12 € | 15 bis 40 € |
Cloud oder Desktop, Abo oder Einmalkauf?
Cloud (im Browser) ist heute Standard: keine Installation, automatische Updates, Zugriff von überall, gemeinsame Nutzung. Für E-Rechnungen ist das wichtig, weil sich die Formate weiterentwickeln – ZUGFeRD 2.3, XRechnung 3.0 – und ein Desktop-Programm von 2023 heute ungültige Dateien erzeugen kann.
Einmalkauf klingt günstiger, ist es bei E-Rechnungen aber selten: Ohne Update-Abo veraltet das Programm mit der nächsten Formatversion. Die Rechnung „einmal 200 Euro statt 8 Euro im Monat" geht nur zwei Jahre auf. Mehr im Artikel Rechnungsprogramm ohne Abo.
Datenstandort: Für Unternehmen in Deutschland ist ein Anbieter mit Servern in der EU die sichere Wahl – die Rechnungsdaten enthalten personenbezogene Daten Ihrer Kunden.
Kostenlos oder bezahlt?
Kostenlose Rechnungsprogramme gibt es in zwei Varianten: Freemium-Modelle mit Grenzen (drei Rechnungen im Monat, Werbehinweis auf der Rechnung, keine E-Rechnung) und Online-Generatoren ohne Kundenstamm, Nummernkreis und Archiv. Für die eine Rechnung im Quartal reicht beides. Für alles darüber zahlen Sie mit Zeit, was Sie an Geld sparen. Was kostenlos wirklich leistet, steht im Artikel Rechnungsprogramm kostenlos.
Die Alternativen im Überblick
Die bekannten Namen – lexoffice, sevDesk, easybill – sind Buchhaltungspakete mit Rechnungsmodul beziehungsweise Rechnungsprogramme mit Buchhaltungsanbindung. Sie sind ausgereift und können viel; wer alles davon braucht, ist dort richtig. Wer nur Rechnungen schreiben will, zahlt dort für den Rest mit. Was sie können und wo ein schlankes Programm den Unterschied macht, steht in den Vergleichen Alternative zu lexoffice, Alternative zu sevDesk und Alternative zu easybill.
Was Pennio anders macht
Pennio E-Rechnung ist ein Rechnungsprogramm, kein Buchhaltungspaket. Es schreibt Rechnungen, macht daraus E-Rechnungen und archiviert sie. Drei Dinge unterscheiden es von den anderen:
Dazu kommen Angebote, Mahnwesen, Mehrbenutzer, GiroCode, Mail-Vorlagen und ein Belegarchiv, das Sie mit dem Pennio Kassenbuch teilen können. Der Preis: 7,99 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 11,99 Euro monatlich, netto. Kassenbuch-Kunden zahlen 5,99 beziehungsweise 8,99 Euro.
Checkliste für die Auswahl
- ZUGFeRD (ab 2.0.1, Profil EN 16931) und XRechnung erzeugen – standardmäßig, nicht als Zusatz
- Pflichtfelder prüfen, bevor die Rechnung festgeschrieben wird
- Rechnungsnummer zentral und erst beim Festschreiben vergeben
- Festgeschriebene Rechnungen sperren, Korrektur nur per Storno
- Kleinunternehmer-Modus mit korrektem § 19-Hinweis
- Belegarchiv mit Export bei Kündigung
- Server in der EU
- Preis, der zu zehn bis fünfzig Rechnungen im Monat passt
Das Rechnungsprogramm, das nur Rechnungen macht
Kunden, Artikel, Angebote, Rechnungen, Storno, Mahnung, Archiv. Jede Rechnung eine E-Rechnung, jede Nummer mit Kundenpräfix. Keine Buchhaltung, keine 200 Funktionen – und deshalb 7,99 € statt 30.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Brauche ich als kleines Unternehmen überhaupt ein Rechnungsprogramm?
Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm?
Muss das Rechnungsprogramm E-Rechnungen können?
Rechnungsprogramm oder lexoffice?
Was ist der Vorteil eines Programms gegenüber einer Vorlage?
Ist ein Einmalkauf günstiger als ein Abo?
Stand: September 2026.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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