Einfaches Rechnungsprogramm: Was einfach wirklich heißen muss

„Einfach" steht auf jeder Produktseite. Beim Ausprobieren fragt das Programm dann nach dem Kontenrahmen, will die Bankverbindung anbinden und bietet 40 Menüpunkte, von denen Sie drei brauchen. Wer als Selbstständiger oder kleines Unternehmen nur Rechnungen schreiben will, sucht etwas anderes: ein Werkzeug, das man ohne Anleitung versteht und das trotzdem alles kann, was eine Rechnung heute können muss – E-Rechnung inklusive. Dieser Artikel sagt, was „einfach" konkret heißt, was ein einfaches Programm nicht weglassen darf und wie Sie es in einer Testphase erkennen.

Was „einfach" konkret bedeutet

Einfach ist kein Gefühl, sondern messbar. Vier Kriterien:

Fünf Minuten bis zur ersten Rechnung. Registrieren, Firmendaten eintragen, einen Kunden anlegen, eine Rechnung schreiben, festschreiben, als E-Rechnung herunterladen. Wenn das länger dauert als eine Kaffeepause, ist das Programm nicht einfach – egal, was die Produktseite sagt.

Keine Buchhaltungsbegriffe. Ein Rechnungsprogramm muss Sie nicht nach SKR 03 oder SKR 04 fragen, nicht nach Buchungskonten, nicht nach Soll und Haben. Diese Begriffe gehören in die Buchhaltung, und die macht in kleinen Betrieben der Steuerberater. Wenn Sie beim ersten Start eine Frage nicht verstehen, ist das Programm für jemand anderen gebaut.

Drei Objekte. Kunden, Artikel, Rechnung. Mehr braucht die Struktur nicht. Ein Kunde hat eine Adresse und eine E-Mail-Adresse. Ein Artikel hat einen Namen, einen Preis und einen Steuersatz. Eine Rechnung verbindet einen Kunden mit Artikeln. Alles Weitere – Angebot, Mahnung, Storno – leitet sich aus der Rechnung ab.

Keine Installation. Ein Programm, das im Browser läuft, ist auf jedem Gerät sofort da: Mac, Windows, Linux, iPad, Smartphone. Kein Download, kein Update, keine Frage nach der Betriebssystemversion. Wer „Rechnungsprogramm für Mac" sucht, sucht meist genau das – ein Programm, das nicht nur für Windows gebaut wurde. Eine Web-App ist die Antwort für alle Plattformen zugleich.

Was ein einfaches Programm trotzdem können muss

Einfach heißt nicht dürftig. Es gibt eine Untergrenze, unter der ein Rechnungsprogramm kein Rechnungsprogramm mehr ist, sondern eine Vorlage mit Speicherfunktion. Diese sechs Dinge sind Pflicht:

E-Rechnung aus jeder Rechnung

Seit 2025 ist eine Rechnung an ein Unternehmen im Grundsatz eine E-Rechnung: eine XML-Datei nach EN 16931, als ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML). Ein einfaches Programm erzeugt beides automatisch – ohne Modul, ohne Schalter. Wie Sie erkennen, ob ein Programm das richtig macht, steht im Artikel E-Rechnung-Software.

Rechnungsnummern vom Programm

Fortlaufend, einmalig, aus einem Zähler, erst beim Festschreiben vergeben. Sie sollen nie über eine Rechnungsnummer nachdenken müssen. Wenn das Programm die Nummer zusätzlich sprechend macht – mit Jahr, Monat und einem Kürzel je Kunde wie 0018-2609-MEIER –, ersparen Sie sich das Nachschlagen. Wie das geht, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.

Festschreiben

Eine ausgestellte Rechnung ist gesperrt. Kein nachträgliches Ändern, kein Löschen. Das ist keine Schikane, sondern das, was die GoBD verlangen – und es ist für Sie der Schutz davor, dass eine verschickte Rechnung und Ihre Kopie irgendwann nicht mehr übereinstimmen.

Storno

War die Rechnung falsch, entsteht mit einem Klick eine Stornorechnung mit eigener Nummer und Bezug auf das Original. Danach schreiben Sie die Rechnung neu. Ein einfaches Programm macht diesen Weg zum Standardweg, nicht zur versteckten Sonderfunktion.

Archiv

Jede festgeschriebene Rechnung liegt mit PDF und XML für acht Jahre unveränderbar im Programm – und Sie bekommen alles heraus, wenn Sie kündigen.

Mahnung

Eine offene Rechnung wird fällig, und Sie wollen den Kunden erinnern, ohne einen Brief aufzusetzen. Zahlungserinnerung und Mahnung aus der Rechnung heraus, mit vorbelegtem Text. Wie der Weg vom Angebot über die Rechnung bis zur Mahnung in einem Zug funktioniert, steht im Leitfaden Angebot, Auftrag, Mahnung.

Was ein einfaches Programm bewusst weglässt

Hier liegt der eigentliche Unterschied zu den großen Paketen. Ein einfaches Rechnungsprogramm hat keine Buchhaltung, keine Bankanbindung, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Lohnabrechnung. Nicht, weil das schlecht wäre, sondern weil es an einen anderen Ort gehört.

Buchhaltung. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kontenrahmen, Buchungssätze, Jahresabschluss – das ist die Arbeit des Steuerberaters, und er macht sie mit seiner eigenen Software. Was er von Ihnen braucht, sind Ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung und Ihre Eingangsbelege. Beides liefert ein Rechnungsprogramm mit Belegarchiv.

Bankanbindung. Kontoumsätze automatisch mit Rechnungen abgleichen lohnt sich ab etwa hundert Rechnungen im Monat. Bei zehn ist der Blick aufs Konto und ein Klick auf „Bezahlt" schneller als die Einrichtung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung. Macht der Steuerberater aus Ihren Belegen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG geben ohnehin keine ab.

Lohn. Nur mit Angestellten relevant, und dann beim Steuerberater oder Lohnbüro.

Jede dieser Funktionen kostet nicht nur Geld, sondern Aufmerksamkeit: Menüpunkte, Einrichtungsschritte, Begriffe, Fehlermeldungen. Ein Programm, das sie nicht hat, kann gar nicht kompliziert werden.

Wenn Sie das Prinzip vom Pennio Kassenbuch kennen: Dort ist es dasselbe. Ein Werkzeug, das genau eine Aufgabe erledigt – Kassenbuch führen, GoBD-konform –, statt Teil eines Pakets zu sein. Pennio E-Rechnung macht das für Rechnungen.

Web-App: ein Programm für alle Geräte

„Rechnungsprogramm für Mac", „Rechnung schreiben App", „Rechnungsprogramm online" – drei Suchen, eine Antwort. Ein Programm, das im Browser läuft, unterscheidet nicht zwischen Mac und Windows, zwischen Schreibtisch und Baustelle. Sie öffnen es auf dem MacBook im Büro, ergänzen unterwegs auf dem iPhone eine Position und schreiben die Rechnung abends am iPad fest. Alle Daten sind dieselben, weil sie nicht auf dem Gerät liegen, sondern beim Anbieter – bei Pennio in Frankfurt am Main.

Das hat für E-Rechnungen einen praktischen Vorteil: Die Formate entwickeln sich weiter. ZUGFeRD 2.3, XRechnung 3.0 – ein Desktop-Programm von vor drei Jahren erzeugt heute unter Umständen Dateien, die der Empfänger ablehnt. Eine Web-App ist immer auf dem Stand, ohne dass Sie etwas tun.

Checkliste: einfach erkennen Sie so

Nehmen Sie sich in der Testphase eines Programms zehn Minuten und arbeiten Sie diese Liste ab. Was hakt, hakt später jeden Tag.

Was es kosten darf

Einfachheit hat ihren eigenen Preis: einen niedrigen. Ein Programm, das keine Buchhaltung mitbringt, muss auch keine Buchhaltung kosten. Reine Rechnungsprogramme liegen bei 5 bis 12 Euro im Monat netto, Buchhaltungspakete mit Rechnungsmodul bei 15 bis 40 Euro. Dauerhaft kostenlose Angebote gibt es, aber mit Grenzen – was sie leisten, steht im Artikel Rechnungsprogramm kostenlos. Den Gesamtüberblick, was ein Rechnungsprogramm können muss und was nicht, gibt der Leitfaden Rechnungsprogramm.

Pennio E-Rechnung kostet 7,99 € im Monat netto bei jährlicher Zahlung, 11,99 € monatlich. Wer das Pennio Kassenbuch nutzt, zahlt 5,99 € beziehungsweise 8,99 €. Die ersten 7 Tage sind kostenlos, mit allen Funktionen.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 14b UStG, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), EN 16931.