E-Rechnung: Was sie ist, wer sie braucht und wie Sie eine erstellen

Seit dem 1. Januar 2025 hat das Wort „E-Rechnung" in Deutschland eine feste Bedeutung – und eine PDF gehört nicht mehr dazu. Für Millionen kleiner Unternehmen hat sich damit etwas Grundsätzliches geändert, auch wenn viele es noch nicht gemerkt haben. Dieser Leitfaden erklärt, was eine E-Rechnung ist, wer sie wann ausstellen muss, was für Kleinunternehmer gilt, wie die Formate ZUGFeRD und XRechnung zusammenhängen und wie Sie Ihre erste E-Rechnung erstellen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht". Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein.

Der entscheidende Begriff ist „strukturiert". Eine E-Rechnung ist keine Datei, die ein Mensch liest, sondern ein Datensatz, den ein Programm liest: Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze – jedes Element steht in einem eigenen, benannten Feld. Das Buchhaltungsprogramm des Empfängers liest die Datei ein und verbucht die Rechnung ohne Abtippen und ohne Texterkennung.

Alles, was diese Struktur nicht hat, ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung": die Papierrechnung, die PDF, das JPG, die Word-Datei. Sie dürfen weiterhin ausgestellt werden, solange die Übergangsfristen laufen (dazu gleich mehr) – aber sie sind keine E-Rechnungen.

Warum die PDF keine E-Rechnung ist

Bis Ende 2024 galt eine PDF-Rechnung per E-Mail rechtlich als elektronische Rechnung. Das ist vorbei. Die PDF ist ein Bild von einer Rechnung: Der Empfänger sieht sie, sein Programm nicht. Um die Daten in die Buchhaltung zu bekommen, muss jemand sie abtippen oder eine Texterkennung darüberlaufen lassen – mit den bekannten Fehlern bei Beträgen und Nummern.

Genau das will die E-Rechnungspflicht abschaffen. Die Rechnung soll als Datensatz beim Empfänger ankommen, den sein System direkt verarbeitet. Eine Ausnahme gibt es: Wenn die PDF ein strukturiertes XML eingebettet hat, ist sie eine E-Rechnung. Das ist das Prinzip von ZUGFeRD.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B), wenn beide in Deutschland ansässig sind. Sie kommt in drei Stufen, festgelegt im Wachstumschancengesetz:

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Die Details zu Fristen und Ausnahmen stehen im Artikel E-Rechnungspflicht: Fristen, Übergangsregeln und Ausnahmen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Das regelt § 34a Satz 4 UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024. Ein Kleinunternehmer darf also auch 2028 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.

Die Empfangspflicht gilt aber auch für Kleinunternehmer – seit 1. Januar 2025. Wer von einem Lieferanten eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Dass Kleinunternehmer nicht müssen, heißt nicht, dass sie nicht sollten. Ihre gewerblichen Kunden stellen ab 2027 und 2028 ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen um. Eine PDF, die dort per Hand nachbearbeitet werden muss, fällt auf – und wird oft als Letzte bezahlt. Warum sich das freiwillige Ausstellen für Kleinunternehmer lohnt, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Welche Formate gibt es?

Die Norm EN 16931 beschreibt, welche Daten eine E-Rechnung enthält. Wie diese Daten technisch abgelegt werden, regeln zwei Syntaxen: UBL und CII, beides XML-Dialekte. In Deutschland haben sich darauf zwei Formate etabliert:

XRechnung ist der deutsche Standard, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbaren Teil. Sie ist Pflicht bei Rechnungen an Behörden (B2G) und im B2B ebenso gültig. Öffnet man sie im Editor, sieht man Code. Alles Weitere im Leitfaden XRechnung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, in die ein XML eingebettet ist. Der Mensch öffnet die PDF und sieht eine normale Rechnung; das Programm liest das XML. Ab Version 2.0.1 in den Profilen EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG erfüllt ZUGFeRD die Norm. Alles Weitere im Leitfaden ZUGFeRD.

Welches Format für Sie passt, hängt vom Empfänger ab. Für Behörden XRechnung, für alle anderen ZUGFeRD – oder beides, wenn Ihr Programm beides aus derselben Rechnung erzeugt. Den Vergleich im Detail liefert der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine XRechnung sieht für Menschen aus wie Programmcode. Ein Ausschnitt:

<cbc:ID>0018-2609-MEIER</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2026-09-25</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>

Jede Zeile ist ein Feld mit einer Kennung aus der Norm: ID ist die Rechnungsnummer (BT-1), IssueDate das Rechnungsdatum (BT-2), DueDate das Fälligkeitsdatum (BT-9). Um eine XRechnung zu lesen, braucht man einen Viewer, der aus dem XML eine lesbare Darstellung macht.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jede PDF-Rechnung: Briefkopf, Empfänger, Positionen, Summen. Der Unterschied ist unsichtbar – das XML hängt als Anhang in der PDF. Man erkennt eine ZUGFeRD-Datei daran, dass der PDF-Reader einen Anhang namens factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml anzeigt.

Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Zunächst alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, die auch auf jeder Papierrechnung stehen: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste steht im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung.

Dazu kommen Felder, die die EN 16931 zwingend verlangt und die auf Papierrechnungen oft fehlen:

• eine E-Mail-Adresse oder elektronische Adresse des Ausstellers (BT-34) und des Empfängers (BT-49)
• ein Ansprechpartner beim Aussteller (BT-41) in vielen Profilen
• die Zahlungsbedingungen oder das Fälligkeitsdatum (BT-9 oder BT-20)
• bei XRechnung an Behörden die Leitweg-ID (BT-10)
• Codes statt Text: Rechnungstyp 380, Währung EUR, Steuerkategorie S für Regelsteuersatz, Mengeneinheit H87 für Stück

Fehlt ein Pflichtfeld, ist die Datei keine gültige E-Rechnung – auch wenn sie sonst korrekt ist. Deshalb sollte ein Rechnungsprogramm die Felder vor dem Ausstellen prüfen, nicht danach.

Wie erstellt man eine E-Rechnung?

Grundsätzlich auf drei Wegen:

Mit einem Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen ausgibt. Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, das Programm erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung. Der Weg für alle, die regelmäßig Rechnungen stellen. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Mit einem Online-Generator. Formular ausfüllen, Datei herunterladen. Für die eine Rechnung im Quartal brauchbar; für mehr fehlen Kundenstamm, Nummernkreis und Archiv.

Aus einer PDF umwandeln. Werkzeuge versprechen, aus einer bestehenden PDF eine E-Rechnung zu machen. Das funktioniert nur, wenn die Daten neu erfasst werden – die PDF enthält sie nicht strukturiert. Mehr dazu im Artikel PDF in E-Rechnung umwandeln.

Egal welcher Weg: Die erzeugte Datei sollte validiert werden. Der offizielle Prüfer für XRechnung ist der KoSIT-Validator, für ZUGFeRD das Open-Source-Werkzeug Mustangproject. Ein gutes Programm prüft damit, bevor die Rechnung rausgeht. Was Validierung bedeutet und wie Sie selbst prüfen, steht im Artikel E-Rechnung prüfen und validieren.

Wie empfängt man eine E-Rechnung?

Die Empfangspflicht ist einfacher, als sie klingt. Ein E-Mail-Postfach genügt; ein Portal oder eine Schnittstelle sind nicht vorgeschrieben. Kommt eine E-Rechnung an, müssen Sie sie unverändert aufbewahren – das XML selbst, nicht nur einen Ausdruck. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Viewer; bei ZUGFeRD reicht der PDF-Reader. Wie Sie E-Rechnungen öffnen, lesen und ablegen, erklärt der Artikel E-Rechnung empfangen.

Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO), verkürzt von zuvor zehn. Bei E-Rechnungen ist das strukturierte Format aufzubewahren, also die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang – unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck reicht nicht. Mehr im Artikel E-Rechnung archivieren.

Was passiert, wenn man sich nicht daran hält?

Für den Aussteller gilt: Wer nach Ablauf seiner Übergangsfrist eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung ausstellt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Das ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG; vor allem aber kann der Empfänger die Rechnung zurückweisen.

Für den Empfänger gilt: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Wer eine PDF annimmt, wo eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre, riskiert den Vorsteuerabzug – deshalb werden Unternehmen ab 2027 zunehmend auf E-Rechnungen bestehen.

Die Vorteile, jenseits der Pflicht

Die E-Rechnung wird oft als Bürde diskutiert. Für den Aussteller ist sie vor allem ein Vorteil:

• Schnellere Zahlung. Die Rechnung landet ohne Umweg in der Buchhaltung des Kunden und wird im nächsten Zahllauf berücksichtigt.
• Weniger Rückfragen. Keine Tippfehler beim Übertragen, keine falsch gelesenen Beträge.
• Weniger Rückläufer. Ab 2027 werden PDFs zunehmend zurückgeschickt. Wer schon E-Rechnungen stellt, ist davon nicht betroffen.
• Ein Format für alle. Behörden, Konzerne, Handwerker – alle lesen dasselbe.

So geht es weiter

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen an Unternehmen stellen, ist die Frage nicht, ob Sie auf E-Rechnungen umsteigen, sondern wann. Die Antwort ist: bevor Ihre Kunden Sie dazu zwingen. Ein Rechnungsprogramm, das aus jeder Rechnung automatisch eine E-Rechnung macht, nimmt Ihnen die Entscheidung ab – es gibt dann keine „sonstige Rechnung" mehr.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 und 4 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33, § 34, § 34a UStDV, § 14b UStG, § 147 AO, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, EN 16931.