BMF-Schreiben zur E-Rechnung: was darin steht und was es für Sie bedeutet
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 legt aus, wie die E-Rechnungspflicht anzuwenden ist. Die wichtigsten Aussagen in verständlicher Sprache, mit Fundstellen und Folgen für kleine Unternehmen.
Das Gesetz zur E-Rechnung ist kurz: ein paar Sätze in § 14 UStG und eine Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG. Alles, was in der Praxis Fragen aufwirft, steht nicht dort, sondern im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 — der Verwaltungsanweisung, nach der die Finanzämter die neuen Regeln anwenden. Dieser Artikel fasst zusammen, was darin steht, welche Aussagen für kleine Unternehmen wirklich zählen und wo die Grenzen dieses Schreibens liegen.
- Ein BMF-Schreiben ist keine Rechtsnorm, sondern eine Anweisung an die Finanzverwaltung. Es bindet die Ämter, nicht die Gerichte — aber Sie können sich darauf verlassen, dass Ihr Finanzamt sich daran hält.
- Das Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) ist die Grundlage. Ein Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025 hat offene Punkte nachgezogen und die Aussagen in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen.
- Die vier Aussagen mit der größten Wirkung: ZUGFeRD ab 2.0.1 und XRechnung gelten als normkonform, bei hybriden Formaten ist das XML führend, für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, und der Empfänger muss ab 2025 annehmen — unabhängig von der Übergangsfrist des Ausstellers.
- MINIMUM und BASIC WL sind ausdrücklich keine E-Rechnungen, weil ihnen die Pflichtangaben fehlen.
Was ein BMF-Schreiben überhaupt ist
Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen ist eine Verwaltungsanweisung. Das Ministerium sagt den Finanzämtern darin, wie ein Gesetz auszulegen und anzuwenden ist. Für Sie als Unternehmen hat das drei Folgen:
Es bindet die Verwaltung. Solange das Schreiben gilt, darf Ihr Finanzamt nicht anders entscheiden. Wer sich daran hält, ist auf der sicheren Seite — auch wenn die Rechtsfrage strittig wäre.
Es bindet keine Gerichte. Ein Finanzgericht oder der Bundesfinanzhof kann eine Regel anders sehen. Das kommt vor, dauert aber Jahre; bis dahin ist die Verwaltungsauffassung der praktische Maßstab.
Es ist genauer als das Gesetz. Genau deshalb liest man es. § 14 UStG sagt, dass eine E-Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen" werden muss und der Norm EN 16931 entsprechen soll. Ob Ihre ZUGFeRD-Datei im Profil BASIC das erfüllt, steht dort nicht. Im BMF-Schreiben steht es.
Die gesetzliche Grundlage selbst kam mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024. Es hat § 14 UStG neu gefasst und in § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen festgelegt. Welche Fristen für wen gelten, steht im Artikel E-Rechnungspflicht.
Das Schreiben vom 15. Oktober 2024
Es ist das zentrale Dokument, rund 25 Seiten, Aktenzeichen III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, veröffentlicht auf der Website des BMF im Bereich „BMF-Schreiben". Es gliedert sich grob so:
- Begriff und Formate — was als E-Rechnung gilt, welche Formate zulässig sind
- Hybride Formate — Verhältnis von PDF und XML
- Übermittlung und Empfang — welche Wege zulässig sind, was der Empfänger vorhalten muss
- Übergangsregelungen — wer bis wann noch Papier oder PDF ausstellen darf
- Sonderfälle — Verträge als Rechnung, Dauerrechnungen, Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise
- Rechnungsberichtigung, Vorsteuerabzug, Aufbewahrung
Im Folgenden die Punkte, die für kleine Unternehmen und Selbstständige praktisch etwas ändern.
Die zehn Aussagen, auf die es ankommt
1. Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Das BMF nennt ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Beispiele für zulässige Formate. Eine PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung" — auch dann nicht, wenn sie per Mail kommt. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung-Formate.
2. MINIMUM und BASIC WL fallen durch
Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF keine E-Rechnungen. Grund: Sie enthalten keine Rechnungspositionen und damit nicht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Wer solche Dateien erzeugt, erfüllt die Pflicht nicht. Welche Profile es gibt und was sie können, erklärt der Artikel ZUGFeRD-Format und Versionen.
3. Bei hybriden Formaten gilt das XML
Wenn PDF-Darstellung und eingebettete XML-Daten voneinander abweichen, ist der strukturierte Teil führend. Das ist keine Formalie: Ein Programm, das die PDF gestaltet und das XML separat befüllt, kann Abweichungen erzeugen, die die Rechnung fehlerhaft machen. Beide Teile müssen aus derselben Datenquelle stammen.
4. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach
Die am häufigsten unterschätzte Aussage. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch Vermieter, auch Nebengewerbe. Das BMF stellt klar: Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Kein Portal, keine Schnittstelle, kein Peppol-Zugang. Was danach zu tun ist, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.
5. Der Empfänger darf nicht ablehnen
Die Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen. Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie annehmen — auch wenn er selbst noch bis Ende 2027 PDFs verschicken darf. Eine Zustimmung des Empfängers ist für die E-Rechnung nicht erforderlich; nötig ist sie nur noch für sonstige elektronische Rechnungen wie die PDF.
6. Kleinunternehmer stellen keine E-Rechnung aus
Seit dem 1. Januar 2025 sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem. Die Einzelheiten stehen im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
7. Kleinbeträge und Fahrausweise bleiben außen vor
Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Was auf eine Kleinbetragsrechnung gehört, steht im Artikel Kleinbetragsrechnung.
8. Ein Vertrag kann die Rechnung sein — aber
Dauerschuldverhältnisse wie Miete oder Wartung werden oft über den Vertrag abgerechnet. Das BMF lässt das weiter zu, verlangt aber: Für Verträge, die als Rechnung dienen, ist einmalig eine E-Rechnung auszustellen, wenn sich die Verhältnisse ändern; der Vertrag kann ihr als Anlage beigefügt werden. Altverträge, die vor 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, müssen nicht allein wegen der Formatumstellung neu ausgestellt werden.
9. Vorsteuerabzug: falsches Format ist heilbar, fehlende Angaben sind es nicht
Wer eine sonstige Rechnung erhält, obwohl eine E-Rechnung Pflicht gewesen wäre, verliert den Vorsteuerabzug nicht automatisch — vorausgesetzt, alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind vorhanden und der Umsatz ist belegt. Das BMF zeigt sich hier pragmatisch. Verlassen sollte man sich darauf nicht: Eine Berichtigung nach vorn ist immer die sauberere Lösung.
10. Aufbewahrt wird das strukturierte Format
Aufzubewahren ist die Datei, wie sie kam — die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang, unverändert, maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes PDF genügt nicht. Wie das praktisch aussieht, steht im Artikel E-Rechnung archivieren.
Das BMF-Schreiben sagt nichts über den Übertragungsweg. E-Mail, Download-Portal, Peppol, Schnittstelle — alles zulässig, solange die Datei elektronisch übermittelt wird. Ein Ausdruck, der per Post geht, ist keine Übermittlung im Sinne der Norm, selbst wenn das XML vorher existiert hat.
Das Folgeschreiben vom 15. Oktober 2025
Ein Jahr später hat das BMF nachgelegt und die Aussagen aus dem ersten Schreiben in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) übernommen — damit stehen sie dort, wo die Finanzämter ohnehin nachschlagen. Inhaltlich wurden vor allem Punkte präzisiert, die sich im ersten Jahr der Praxis als strittig erwiesen hatten: der Umgang mit Rechnungsberichtigungen, die Behandlung von Verträgen als Rechnung und die Anforderungen an die Aufbewahrung. Die Grundaussagen des Schreibens von 2024 gelten unverändert weiter.
Für die Formatseite hat das Folgeschreiben Wirkung gehabt: Die ZUGFeRD-Version 2.4 (gültig ab 15. Januar 2026) wurde an die darin getroffenen Aussagen angepasst. Wer ein Rechnungsprogramm nutzt, merkt davon nichts — es ist Aufgabe des Herstellers, die Profile aktuell zu halten.
Was Sie konkret tun sollten
Prüfen Sie Ihre Frist. Ausstellungspflicht ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) oder ab 2028; Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Die Übersicht steht im Artikel E-Rechnungspflicht.
Sorgen Sie für den Empfang. Ein Postfach, das Sie regelmäßig lesen, und eine Ablage, in der die Originaldateien unverändert liegen bleiben. Das ist seit Anfang 2025 Pflicht und der Punkt, an dem die meisten kleinen Betriebe hängen.
Fragen Sie Ihr Programm nach dem Profil. Erzeugt es ZUGFeRD, dann in welchem Profil? MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung. Prüfen können Sie das selbst, siehe E-Rechnung prüfen.
Legen Sie Ihre Stammdaten vollständig an. Ein fehlendes Feld beim Kunden — Mailadresse, Steuernummer, bei Behörden die Leitweg-ID — macht die Datei formal ungültig. Was das für Behördenrechnungen bedeutet, steht im Artikel Leitweg-ID.
Die Verwaltungsauffassung, eingebaut
Pennio erzeugt aus jeder Rechnung beides: ZUGFeRD im Profil EN 16931 und XRechnung — nicht MINIMUM, nicht BASIC WL. PDF und XML stammen aus derselben Datenquelle, deshalb können sie nicht auseinanderlaufen.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Wo finde ich das BMF-Schreiben zur E-Rechnung im Original?
Ist ein BMF-Schreiben ein Gesetz?
Welche Formate erlaubt das BMF ausdrücklich?
Muss ich als Kleinunternehmer das BMF-Schreiben kennen?
Gilt das Schreiben vom Oktober 2024 noch?
Was passiert, wenn ich mich nicht daran halte?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1, 2 und 4 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33, § 34, § 34a UStDV, § 14b UStG, Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) und vom 15. Oktober 2025, EN 16931.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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