Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Pflichtangaben nach § 33 UStDV

Der Kassenbon vom Baumarkt, die Quittung aus dem Taxi, die Rechnung für das Arbeitsessen: Belege bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen, und für sie gilt ein verkürzter Katalog an Pflichtangaben. Das ist praktisch für den, der sie ausstellt – und eine Fehlerquelle für den, der sie verbucht. Dieser Artikel erklärt, was § 33 UStDV genau verlangt, was fehlen darf, wie der Vorsteuerabzug aus einem Bruttobetrag funktioniert und warum die Kleinbetragsrechnung von der E-Rechnungspflicht ausgenommen ist.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

§ 33 UStDV nennt sie „Rechnungen über Kleinbeträge": Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Gemeint ist der Bruttobetrag, also Entgelt plus Umsatzsteuer. 250,00 Euro sind noch eine Kleinbetragsrechnung, 250,01 Euro nicht mehr.

Es zählt der Gesamtbetrag der Rechnung, nicht der Wert einer einzelnen Position. Wer drei Artikel zu je 100 Euro auf eine Rechnung setzt, hat eine Rechnung über 300 Euro und braucht den vollen Katalog. Wer dieselben drei Artikel auf drei Rechnungen verteilt, hat drei Kleinbetragsrechnungen – zulässig, aber wer das systematisch tut, um Pflichtangaben zu sparen, macht sich Arbeit und den Prüfer aufmerksam.

Die Grenze wurde zuletzt 2017 von 150 auf 250 Euro angehoben. Seither ist sie unverändert; auch für 2026 gilt: 250 Euro brutto.

Die vier Pflichtangaben nach § 33 UStDV

Eine Kleinbetragsrechnung muss enthalten:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers – also von Ihnen als Aussteller.
2. Ausstellungsdatum.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe – also der Bruttobetrag – sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Befreiung.

Der vierte Punkt ist der entscheidende Unterschied zur normalen Rechnung: Netto und Steuer werden nicht getrennt ausgewiesen. Auf dem Bon steht „Gesamt 119,00 € inkl. 19 % USt", nicht „100,00 € + 19,00 € USt". Wer trotzdem aufschlüsselt, macht nichts falsch – der Steuersatz muss aber in jedem Fall genannt sein, sonst ist der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht möglich.

Bei Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen – im Restaurant etwa Speisen zu 7 % und Getränke zu 19 % – müssen die Beträge je Steuersatz erkennbar sein. Ein Bon, der nur „Gesamt 48,50 €" zeigt, ohne dass sich die Anteile zuordnen lassen, taugt nicht für den Vorsteuerabzug.

Was fehlen darf

Gegenüber den zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, die im Artikel Pflichtangaben auf der Rechnung einzeln erklärt sind, entfallen bei der Kleinbetragsrechnung:

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Der Bon weiß nicht, wer gekauft hat – und muss es auch nicht.
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
• Rechnungsnummer.
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
• Getrennter Ausweis von Entgelt und Steuerbetrag.

Das heißt nicht, dass diese Angaben verboten wären. Eine Kleinbetragsrechnung mit Empfänger, Steuernummer und Rechnungsnummer ist einfach eine vollständige Rechnung, die zufällig unter 250 Euro liegt. Verlangt wird das Minimum, erlaubt ist das Maximum.

Vorsteuerabzug aus der Kleinbetragsrechnung

Für den Empfänger ist die Kleinbetragsrechnung eine Rechenaufgabe. § 35 UStDV erlaubt den Vorsteuerabzug, wenn er den Rechnungsbetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag aufteilt – nach dem Steuersatz, der auf der Rechnung steht.

Die Formel: Bruttobetrag geteilt durch 1,19 ergibt das Netto bei 19 %, geteilt durch 1,07 bei 7 %. Die Differenz ist die Vorsteuer.

Der häufigste Fehler dabei: 19 % vom Bruttobetrag nehmen. 19 % von 119 Euro sind 22,61 Euro – falsch. Die Steuer steckt im Brutto, deshalb wird sie herausgerechnet, nicht aufgeschlagen.

Fehlt der Steuersatz auf dem Beleg, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Deshalb fragen Buchhaltungen bei Bons ohne Steuersatz nach – oder buchen den Beleg ohne Vorsteuer, was Sie als Käufer bares Geld kostet.

Wann § 33 UStDV nicht gilt

Die Vereinfachung gilt nicht für jede Rechnung unter 250 Euro. § 33 Satz 3 UStDV schließt drei Fälle aus:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG) – steuerfreie Warenlieferungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten.
• Reverse Charge (§ 13b UStG) – Leistungen, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet, etwa Bauleistungen zwischen Bauunternehmern oder bestimmte Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland.
• Fernverkäufe (§ 3c UStG) – der frühere Versandhandel an Privatkunden in anderen EU-Staaten.

In diesen Fällen braucht auch die 40-Euro-Rechnung den vollen Katalog, weil der Empfänger oder die Finanzverwaltung im anderen Staat die Rechnung zuordnen muss.

Kleinbetragsrechnung und E-Rechnung

Seit 2025 gilt im inländischen B2B-Geschäft die E-Rechnungspflicht, mit Übergangsfristen für das Ausstellen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027. Kleinbetragsrechnungen sind davon ausgenommen: § 33 Satz 4 UStDV erlaubt, sie „abweichend von § 14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung" zu übermitteln – also auf Papier oder als einfache PDF, auch nach 2028, auch zwischen Unternehmern.

Das bedeutet zweierlei:

Sie müssen nicht. Der Kassenbon bleibt ein Kassenbon. Kein Händler muss für den Verkauf eines Kabels für 12 Euro an einen Gewerbekunden eine XRechnung erzeugen.

Sie dürfen aber. Nichts hindert Sie, eine Rechnung über 180 Euro als ZUGFeRD-Datei zu verschicken. Der Empfänger muss sie annehmen – er muss seit 2025 ohnehin E-Rechnungen empfangen können. Und er wird sich freuen: Die Buchhaltung liest den Bruttobetrag, den Steuersatz und die Leistung strukturiert ein, statt den Bon abzutippen. Wer wann E-Rechnungen ausstellen muss, steht im Artikel E-Rechnungspflicht.

Kassenbon oder Rechnung – was ist in der Praxis sinnvoll?

Kleinbetragsrechnungen entstehen an zwei Orten. An der Kasse – Einzelhandel, Gastronomie, Tankstelle – ist der Bon die Kleinbetragsrechnung. Er kennt den Käufer nicht, hat keine Rechnungsnummer im Sinne des UStG, und das ist in Ordnung. Wer als Unternehmer einkauft und den Vorsteuerabzug will, achtet nur darauf, dass Steuersatz und Leistung lesbar sind.

Aus dem Rechnungsprogramm dagegen gibt es keinen Grund, eine Kleinbetragsrechnung zu schreiben. Wie eine vollständige Rechnung aufgebaut ist, zeigt der Leitfaden Rechnung schreiben. Wer eine Rechnung über 95 Euro an einen Kunden stellt, hat den Kunden bereits in der Kundenkartei, das Programm vergibt die Nummer, kennt die Steuernummer und fragt nach dem Leistungsdatum. Die vollständige Rechnung kostet keinen Handgriff mehr als die verkürzte. Sie ist für den Kunden besser – er muss nichts herausrechnen –, für Ihre Buchführung sauberer und für den Fall, dass eine Nachberechnung den Betrag über 250 Euro schiebt, von Anfang an richtig.

Die Empfehlung ist deshalb einfach: Ab dem ersten Euro vollständige Rechnungen. Der verkürzte Katalog ist eine Erleichterung für Kassensysteme, nicht ein Ziel für Rechnungssteller.

Typische Fehler mit Kleinbetragsrechnungen

Grenze auf Netto bezogen. Eine Rechnung über 240 Euro netto plus 45,60 Euro Steuer liegt bei 285,60 Euro brutto – keine Kleinbetragsrechnung.

Steuersatz fehlt. Der Bon zeigt nur den Gesamtbetrag. Kein Vorsteuerabzug möglich.

Steuer aufgeschlagen statt herausgerechnet. 19 % auf den Bruttobetrag ergibt eine zu hohe Vorsteuer – bei einer Prüfung wird nachgefordert.

Reverse Charge als Kleinbetrag behandelt. Bei § 13b UStG gilt § 33 UStDV nicht; die Rechnung braucht USt-IdNr. beider Seiten und den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft.

Betrag aufgeteilt, um unter 250 Euro zu bleiben. Zulässig, aber auffällig – und ein Zeichen dafür, dass die Rechnung ohnehin aus einem System kommen sollte, das den vollen Katalog kann.

Checkliste

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 33, § 34a, § 35 UStDV, § 14 Abs. 2 und 4 UStG, § 3c, § 6a, § 13b UStG.