ZUGFeRD-Format: Aufbau, Versionen und Profile im Überblick
Wie das ZUGFeRD-Format aufgebaut ist, was sich von Version 1.0 bis 2.5 änderte und welche Profile heute als E-Rechnung gelten. Mit Vergleichstabelle und Empfehlung.
„ZUGFeRD" steht auf vielen Rechnungsprogrammen, aber nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung. Zwischen Version 1.0 aus dem Jahr 2014 und der heutigen 2.5 liegen ein Wechsel der Norm, ein Zusammenschluss mit dem französischen Factur-X und ein Profilsystem, in dem zwei von sechs Stufen für § 14 UStG nicht ausreichen. Dieser Artikel erklärt, wie das Format aufgebaut ist, was sich von Version zu Version geändert hat und welche Kombination aus Version und Profil Sie heute brauchen.
- ZUGFeRD ist eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML in der Syntax UN/CEFACT CII. Die Datei heißt
factur-x.xml(bis Version 2.0.1zugferd-invoice.xml). - Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. MINIMUM, BASIC WL und alle 1.0-Dateien nicht.
- Aktuell ist ZUGFeRD 2.5 (Juni 2026), Korrigendum 2.5.2 gültig seit 1. September 2026. Technisch identisch mit Factur-X 1.09.
- Für kleine und mittlere Unternehmen ist EN 16931 das richtige Profil.
- Beim Empfang gilt: neuere Leser verstehen ältere Dateien – umgekehrt nicht immer.
Wie das ZUGFeRD-Format aufgebaut ist
Eine ZUGFeRD-Datei ist eine einzige PDF, die zwei Dinge zugleich ist:
Die sichtbare Ebene ist eine PDF/A-3. Das „A" steht für Archiv: Alle Schriften sind eingebettet, Farben sind definiert, nichts verweist nach außen, sodass die Datei in zehn Jahren noch genauso aussieht. Die „3" erlaubt, beliebige Dateien einzubetten – genau das braucht ZUGFeRD.
Die maschinenlesbare Ebene ist eine eingebettete XML-Datei. Sie heißt seit Version 2.1 factur-x.xml; Dateien aus Version 1.0 bis 2.0.1 tragen den Namen zugferd-invoice.xml (in 1.0 mit Großbuchstaben: ZUGFeRD-invoice.xml). Ihr Inhalt folgt der UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), einer international standardisierten XML-Grammatik für Rechnungen. Jedes Datum steckt in einem benannten Element: ram:ID für die Rechnungsnummer, ram:TypeCode für die Belegart, ram:GrandTotalAmount für den Bruttobetrag.
Dazu kommen XMP-Metadaten in der PDF, die deklarieren, welche ZUGFeRD-Version und welches Profil die Datei behauptet zu sein. Ein Validator liest zuerst diese Deklaration und prüft dann, ob das XML sie einhält.
Die Regel dahinter: PDF und XML stammen aus denselben Daten und müssen übereinstimmen. Weichen sie ab, gilt laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 das XML. Wie so eine Datei konkret aussieht, zeigt der Artikel ZUGFeRD-Rechnung: Beispiel. Die Grundlagen des Formats erklärt der Leitfaden ZUGFeRD.
Die Versionsgeschichte
| Version | Datum | Was sich änderte |
|---|---|---|
| 1.0 | Juni 2014 | Erstes Release. Profile BASIC, COMFORT, EXTENDED. Datei ZUGFeRD-invoice.xml. Entstand vor der EN 16931 – heute keine E-Rechnung. |
| 2.0 | März 2019 | Neuausrichtung auf die EN 16931. Neue Profile MINIMUM und BASIC WL, COMFORT wird zu EN 16931. Gemeinsame Entwicklung mit dem französischen Factur-X beginnt. |
| 2.0.1 | Oktober 2019 | Fehlerkorrekturen und technische Angleichung an Factur-X. Ab hier gelten die normkonformen Profile als E-Rechnung. |
| 2.1 | März 2020 | Zusammenschluss: ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind eine Spezifikation. Die XML-Datei heißt seither factur-x.xml. |
| 2.1.1 | Juli 2020 | Neues Referenzprofil XRECHNUNG: ein ZUGFeRD, dessen XML zugleich eine gültige XRechnung ist. |
| 2.2 | März 2022 | XRECHNUNG wird fester Teil des gemeinsamen Standards; Spezifikation und technischer Anhang in einem Dokument; EXTENDED erhält Elemente für den Bestellstandard Order-X. Factur-X 1.0.06. |
| 2.3 | September 2024 | EXTENDED wechselt auf die neuere CII-Syntaxversion D22B; Rundungstoleranzen, damit Cent-Abweichungen in Steuerbeträgen nicht mehr als Fehler gelten; Beispieldateien und ein Stylesheet zur Anzeige des XML. Factur-X 1.0.07. Korrigenda 2.3.2 und 2.3.3 folgten. |
| 2.4 | Dezember 2025 | Unterpositionen im Profil EXTENDED; aktualisierte Prüfregeln; Anpassungen an das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Gültig ab 15. Januar 2026. Factur-X 1.08. |
| 2.5 | Juni 2026 | Codelisten auf den Stand der EU-Kommission gebracht; erste Elemente der kommenden Normrevision EN 16931-1:2026 im Profil EXTENDED; Anforderungen des französischen B2B-Mandats. Factur-X 1.09. Korrigendum 2.5.2 vom August 2026, gültig seit 1. September 2026 (Factur-X 1.09.2). |
Das FeRD hat angekündigt, künftig im Takt der halbjährlichen Codelisten-Aktualisierung der EU zu veröffentlichen. Für Herbst 2026 ist ein weiteres Release angekündigt, das unter anderem Bruttorechnungen unterstützen soll. Die aktuelle Spezifikation gibt es kostenlos beim Forum elektronische Rechnung Deutschland.
Was der Sprung von 1.0 auf 2.0 bedeutete
ZUGFeRD 1.0 war ein deutscher Alleingang mit eigenem Datenmodell. Als die EU 2017 die Norm EN 16931 verabschiedete, passte 1.0 nicht mehr dazu – und weil § 14 UStG seit 2025 genau diese Norm verlangt, ist eine 1.0-Datei keine E-Rechnung, egal wie vollständig sie ist. Version 2.0 baute das Datenmodell auf der Norm neu auf. Wer heute noch ein Programm nutzt, das ZUGFeRD 1.0 erzeugt, muss wechseln.
Warum 2.0.1 die Grenze ist
Das BMF nennt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 ZUGFeRD „ab Version 2.0.1" als Beispiel für ein normkonformes Format – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Version 2.0 selbst hatte noch Abweichungen zur Norm, die erst 2.0.1 bereinigte. In der Praxis begegnet Ihnen 2.0 kaum noch; die Grenze ist trotzdem gut zu kennen, wenn ein alter Lieferant seine Software seit 2019 nicht aktualisiert hat.
Die Profile im Vergleich
Ein Profil legt fest, welche Felder das XML enthält. Sechs Stufen mit steigendem Umfang:
| Profil | Umfang | Typischer Einsatz | E-Rechnung nach § 14 UStG? |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten: Parteien, Gesamtbetrag, Steuersumme. Keine Positionen. | Buchungshilfe für den Empfänger, wenn die PDF das eigentliche Dokument ist | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten plus Steueraufschlüsselung, aber ohne Positionen („without lines") | Wie MINIMUM, mit mehr Buchungsdaten | Nein |
| BASIC | Kopfdaten plus Positionen in einfacher Form | Einfache Rechnungen ohne Rabatte oder Zuschläge auf Positionsebene | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Alle Felder der europäischen Norm | Der Regelfall im B2B: vollständig, von jedem Empfänger lesbar | Ja – Empfehlung |
| EXTENDED | EN 16931 plus branchenspezifische Erweiterungen: Unterpositionen, mehrere Lieferorte, Rabattstaffeln | Bau, Großhandel, komplexe Lieferketten | Ja |
| XRECHNUNG | EN 16931 in der deutschen Behörden-Ausprägung (Leitweg-ID, deutsche Geschäftsregeln) | Lieferanten öffentlicher Auftraggeber | Ja, auch für B2G |
MINIMUM und BASIC WL sind keine Fehlkonstruktion – sie waren nie als vollständige Rechnung gedacht, sondern als strukturierte Ergänzung zu einer PDF. Seit die PDF allein nicht mehr genügt, erfüllen sie ihren Zweck nicht mehr. Wer eine dieser Dateien erhält, hat eine „sonstige Rechnung" bekommen, keine E-Rechnung.
Empfehlung für kleine und mittlere Unternehmen
Version 2.x (aktuell), Profil EN 16931. Drei Gründe:
- Vollständigkeit. EN 16931 enthält jedes Feld, das die Norm kennt – auch die, die auf Papierrechnungen fehlen und die ein Empfängersystem ablehnen würde: E-Mail-Adressen, Fälligkeit, Mengeneinheiten als Code.
- Lesbarkeit beim Empfänger. Jede Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD verarbeitet, versteht EN 16931. EXTENDED-Sonderfelder kann nicht jedes System auswerten; ein BASIC lässt Felder weg, die manche Empfänger erwarten.
- Ein Profil für alle Kunden. Wer nicht regelmäßig an Behörden fakturiert, braucht kein XRECHNUNG-Profil. Kommt der öffentliche Auftrag doch, ist eine separate XRechnung der sauberere Weg – siehe XRechnung oder ZUGFeRD?.
EXTENDED lohnt sich nur, wenn Ihre Branche die Zusatzfelder tatsächlich nutzt. Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Positionen und einem Zahlungsziel hat davon nichts.
Kompatibilität: alte Versionen empfangen
Ihre Kunden und Lieferanten laufen nicht synchron. Was passiert, wenn eine ZUGFeRD-2.1-Datei bei Ihrem Programm ankommt, das 2.5 erwartet?
Lesen funktioniert abwärts. Die CII-Syntax ist seit 2.0 stabil; die Versionen 2.0.1 bis 2.5 unterscheiden sich in Codelisten, Prüfregeln und Zusatzfeldern des EXTENDED-Profils, nicht im Grundgerüst. Ein aktueller Leser versteht ältere Dateien. Umgekehrt kann ein alter Leser bei einem neuen Code in einer Codeliste stolpern – deshalb lohnt es sich, die eigene Software aktuell zu halten.
ZUGFeRD 1.0 ist der Sonderfall. Das Datenmodell ist ein anderes, die XML-Elemente heißen anders. Manche Werkzeuge (etwa Mustangproject) können 1.0-Dateien lesen und nach 2.x wandeln; als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG gilt eine 1.0-Datei trotzdem nicht. Erhalten Sie so eine Rechnung von einem Lieferanten, ist das eine sonstige Rechnung – aufbewahrungspflichtig, aber ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht mehr das, was der Lieferant Ihnen schuldet.
Was der Empfänger prüfen sollte: Version und Profil stehen in den XMP-Metadaten und im XML-Element GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter. Ein Validator liest beides aus und meldet, wenn Deklaration und Inhalt nicht zusammenpassen. Wie das geht, steht im Artikel ZUGFeRD-Validator.
ZUGFeRD und Factur-X: ein Format, zwei Namen
Factur-X ist der französische Name derselben Spezifikation. Das FeRD und das französische Forum National de la Facture Électronique (FNFE-MPE) veröffentlichen seit Version 2.1 / 1.0 gemeinsam; jede ZUGFeRD-Version hat eine Factur-X-Zwillingsnummer:
| ZUGFeRD | Factur-X |
|---|---|
| 2.1 / 2.1.1 | 1.0 |
| 2.2 | 1.0.06 |
| 2.3 | 1.0.07 |
| 2.4 | 1.08 |
| 2.5 / 2.5.2 | 1.09 / 1.09.2 |
Die XML-Datei heißt in beiden factur-x.xml, die Metadaten nutzen denselben Namensraum. Für Sie heißt das: Ein französischer Kunde bekommt dieselbe Datei wie ein deutscher. Nur die Profilnamen unterscheiden sich in der Dokumentation minimal (Factur-X kennt zusätzlich ein Profil für das französische B2B-Mandat, das in Deutschland keine Rolle spielt).
Wo ZUGFeRD im Formatgefüge steht
ZUGFeRD ist eine von zwei Syntaxen, in denen die EN 16931 ausgedrückt werden kann – CII. Die andere heißt UBL. XRechnung erlaubt beide, ZUGFeRD nur CII. Peppol, das europäische Übertragungsnetz, arbeitet überwiegend mit UBL. Wer das Zusammenspiel dieser Begriffe sortieren möchte, findet den Überblick im Artikel E-Rechnungsformate.
- Version 2.0.1 oder neuer – idealerweise die aktuelle 2.x
- Profil BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG – nicht MINIMUM, nicht BASIC WL
- Die PDF ist eine PDF/A-3, nicht eine normale PDF mit Anhang
- Die eingebettete Datei heißt
factur-x.xml - XMP-Metadaten deklarieren Version und Profil, das XML hält sie ein
- Das Programm wird aktualisiert, wenn eine neue Version erscheint
ZUGFeRD in der aktuellen Version – ohne dass Sie es einstellen
Pennio erzeugt aus jeder festgeschriebenen Rechnung eine ZUGFeRD-PDF/A-3 nach EN 16931 und zusätzlich eine XRechnung. Version und Profil pflegen wir; Sie schreiben die Rechnung.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?
Ist ZUGFeRD 2.3 noch gültig?
Ist ZUGFeRD 1.0 eine E-Rechnung?
Welches Profil brauche ich als kleines Unternehmen?
Warum sind MINIMUM und BASIC WL keine E-Rechnung?
Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?
factur-x.xml.Stand: September 2026. Quellen: ZUGFeRD-Spezifikationen 2.0 bis 2.5.2 und Veröffentlichungen des FeRD, § 14 Abs. 1 UStG, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, EN 16931.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
Das könnte Sie auch interessieren
ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat einfach erklärt
Was ZUGFeRD ist, wie PDF und XML in einer Datei zusammenspielen, welche Profile und Versionen als E-Rechnung gelten, wie Sie ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, prüfen und empfangen.
ZUGFeRD-Rechnung: Beispiel mit PDF-Ansicht und XML erklärt
Wie eine ZUGFeRD-Rechnung aussieht: eine vollständige Beispielrechnung als lesbarer Beleg und als XML-Ausschnitt, die wichtigsten Felder erklärt, offizielle Beispieldateien.
PDF/A-3 und ZUGFeRD: warum eine normale PDF nicht genügt
ZUGFeRD verlangt eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Was PDF/A bedeutet, welche Anforderungen gelten, warum Word-PDFs durchfallen und wie Sie die Konformität prüfen.