E-Rechnung archivieren: Fristen, Formate und was GoBD-konform heißt
E-Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Was das konkret bedeutet, warum ein Ausdruck nicht genügt und wie eine saubere Ablage aussieht.
Eine E-Rechnung ist eine Datei — und Dateien werden verschoben, umbenannt, konvertiert und versehentlich gelöscht. Genau das darf mit Rechnungen nicht passieren. Dieser Artikel erklärt, wie lange Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen, was genau aufzubewahren ist, was „unveränderbar und maschinell auswertbar" in der Praxis bedeutet und wie eine Ablage aussieht, die eine Betriebsprüfung übersteht.
- Acht Jahre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO), verkürzt von zuvor zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Aufzubewahren ist das strukturierte Original: die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Anhang. Ein Ausdruck oder ein „gedrucktes" PDF genügt nicht.
- Die Ablage muss unveränderbar, vollständig, lesbar und maschinell auswertbar sein — das verlangen die GoBD, und zwar unabhängig davon, ob Sie bilanzieren oder eine EÜR machen.
- Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gleichermaßen. Der häufigste Fehler liegt bei den Eingangsrechnungen: Sie bleiben im Mailpostfach liegen.
Wie lange: acht Jahre
Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG in Verbindung mit § 147 Abs. 3 AO). Zuvor waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom März 2026 ist bis Ende 2034 aufzubewahren.
Die Verkürzung gilt für Rechnungen, nicht pauschal für alle Unterlagen. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege im weiteren Sinn können weiterhin zehn Jahre zu halten sein, andere Unterlagen sechs. Und: Läuft die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend — etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Ausgangs- und Eingangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege allgemein | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Jahresabschluss, Inventar, Bücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein (kein Buchungsbeleg) | bis Rechnungsversand | § 147 Abs. 3 AO |
Ein Angebot, das nie zu einer Rechnung geführt hat, ist ein Geschäftsbrief — sechs Jahre. Wird daraus eine Rechnung, zählt die Rechnung.
Was genau aufbewahrt wird
Hier liegt der entscheidende Unterschied zur Papierzeit. Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte Format der Beleg:
- XRechnung: die XML-Datei, genau wie sie kam.
- ZUGFeRD: die PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Nicht die PDF ohne Anhang, nicht der Ausdruck, nicht ein aus der Ansicht neu erzeugtes PDF.
Warum so streng? Weil nur das XML maschinell auswertbar ist. Ein Prüfer darf verlangen, dass er die Daten in sein Prüfprogramm einliest. Aus einem Ausdruck geht das nicht, aus einer neu „gedruckten" PDF auch nicht — beim Drucken verschwindet der Anhang.
Eine ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Reader öffnen, „Speichern unter" wählen und die Datei ablegen: In vielen Readern geht dabei der XML-Anhang verloren. Die Datei sieht danach aus wie vorher und ist als E-Rechnung wertlos. Legen Sie immer die Originaldatei ab — direkt aus dem Mailanhang, ohne Umweg über eine Anzeige-Anwendung.
Zusätzlich zur Datei gehören die Umstände dazu: Wer hat wann was verschickt oder empfangen? Ein Versandprotokoll oder die Mail selbst sind kein Selbstzweck, sondern der Nachweis, dass die Rechnung den Empfänger erreicht hat. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Ablage funktioniert (dazu unten mehr).
Was GoBD-konform bedeutet
Die GoBD — „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) — stellen vier Anforderungen an die Ablage:
Unveränderbarkeit. Ein einmal abgelegter Beleg darf nicht mehr geändert oder gelöscht werden können, ohne dass es nachvollziehbar bleibt. Ein Ordner auf dem Desktop erfüllt das technisch nicht: Jeder, der Zugriff hat, kann eine Datei ersetzen, und niemand sieht es hinterher.
Vollständigkeit. Jeder Beleg ist da — nicht eine Auswahl, nicht „die wichtigen". Lücken in der Rechnungsnummernfolge fallen auf; warum das so ist, erklärt der Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.
Nachvollziehbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit verstehen, wie Ihre Ablage funktioniert und einen Beleg finden können. Dafür gibt es die Verfahrensdokumentation.
Maschinelle Auswertbarkeit und Zugriff. Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Prüfung Datenzugriff verlangen: Einsicht am Bildschirm, Auswertung über Ihr System oder Überlassung der Daten auf einem Datenträger. Ein Stapel PDFs ohne Struktur macht das mühsam — zulässig ist er, wenn die Dateien im Originalformat vorliegen.
Diese Anforderungen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht und keine Bücher führt, muss Belege GoBD-konform aufbewahren. Wer zusätzlich Bargeschäfte hat, kennt dieselbe Logik aus der Kassenführung — die Regeln dort sind dieselben, im Detail nachzulesen im Ratgeber zum GoBD-konformen Kassenbuch.
Eingangsrechnungen: der eigentliche Schwachpunkt
Ausgangsrechnungen liegen meistens im Rechnungsprogramm und sind damit erledigt. Eingangsrechnungen dagegen kommen als Mailanhang, als Download aus einem Lieferantenportal, manchmal noch auf Papier — und bleiben dort, wo sie ankommen.
Das Mailpostfach ist kein Archiv. Mails werden gelöscht, Postfächer laufen über, Anbieter werden gewechselt, und wer Mails löschen kann, kann auch Belege löschen. Wird das Postfach gleichzeitig als Ablage genutzt, muss es die GoBD-Anforderungen erfüllen — das tut praktisch keines.
Der saubere Weg für empfangene Rechnungen:
- Sofort aus der Mail herausnehmen, unverändert, mit dem Dateinamen, den der Absender vergeben hat (oder einem ergänzten, die Datei selbst bleibt unangetastet).
- In eine Ablage legen, die Unveränderbarkeit technisch sicherstellt — ein Archiv, das schreibt und nicht überschreibt.
- Frist notieren, damit nach Ablauf gelöscht werden kann, was gelöscht werden darf. Datenschutz und Aufbewahrung ziehen in entgegengesetzte Richtungen; beides zusammen geht nur mit einer Frist je Beleg.
- Nichts umwandeln. Keine Konvertierung ins „einheitliche PDF", kein Zusammenfassen mehrerer Rechnungen in eine Datei.
Papierbelege digitalisieren
Papierrechnungen dürfen Sie einscannen und das Original vernichten — das „ersetzende Scannen" ist nach den GoBD zulässig, wenn der Vorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Abbild bildlich mit dem Original übereinstimmt. Ausnahmen gelten für Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen (etwa Zollbelege oder notarielle Urkunden).
Praktisch heißt das: Scannen mit erkennbarem Ablauf (wer scannt, wann, mit welcher Prüfung), Ablage im Archiv, Original erst danach weg. Wer unsicher ist, behält das Papier — es kostet nur Platz.
Verfahrensdokumentation: kurz, aber vorhanden
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihr System kommen, wo sie liegen und wie sie geschützt sind. Für einen Ein-Personen-Betrieb sind zwei Seiten genug:
- Welche Belegarten es gibt (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
- Wie sie ins System kommen (Rechnungsprogramm, Mail, Scan) und wer das macht
- Wo sie liegen und wie sie benannt sind
- Wie Unveränderbarkeit sichergestellt ist (Archivfunktion, Rechte, Protokoll)
- Wie gesichert wird und wie oft
- Wie lange welche Belegart aufbewahrt wird
- Wer wann etwas an dieser Dokumentation geändert hat
Die Dokumentation selbst ist aufzubewahren, solange die beschriebenen Belege es sind.
Wenn Sie den Anbieter wechseln
Aufbewahrungspflichtig sind Sie, nicht Ihr Softwareanbieter. Deshalb gehören zwei Fragen in jede Auswahl eines Rechnungsprogramms: Bekomme ich alle Originaldateien heraus, wenn ich kündige? Und in welchem Format? Ein Export, der nur eine Bildschirmansicht liefert, hilft nicht — Sie brauchen die XML- und PDF-Originale. Worauf es bei der Auswahl sonst noch ankommt, steht im Leitfaden Rechnungsprogramm.
Bleibt die Frist offen, weil Sie den Betrieb aufgeben: Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Gewerbeabmeldung. Die Unterlagen sind bis zum Ablauf der Frist vorzuhalten, auch danach.
Archiv, das von allein voll wird
Jede in Pennio festgeschriebene Rechnung liegt unveränderbar im Belegarchiv — mit XML und PDF, nicht als Bildschirmansicht. Eingangsrechnungen ziehen Sie per Drag-and-drop hinein; die Frist setzt Pennio je Belegart automatisch.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Darf ich E-Rechnungen einfach in einem Ordner auf dem Rechner sammeln?
Ist das Mailpostfach ein zulässiges Archiv?
Muss ich Eingangsrechnungen genauso aufbewahren wie eigene?
Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen wegwerfen?
Was ist eine Verfahrensdokumentation und brauche ich die wirklich?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1, 3 und 6 AO, § 14 Abs. 1 UStG, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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