E-Rechnung empfangen, öffnen und aufbewahren: So geht es richtig
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was dafür nötig ist, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen und wie Sie sie richtig archivieren.
Eine E-Rechnung kommt an – und im Anhang liegt eine XML-Datei, die beim Doppelklick eine Wand aus Code zeigt. Was jetzt? Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen genau das können: E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren. Dieser Artikel zeigt, was dafür wirklich nötig ist, wie Sie XRechnung und ZUGFeRD öffnen und welche Fehler beim Aufbewahren teuer werden.
Was die Empfangspflicht verlangt – und was nicht
Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer, auch Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit, auch Vermieter mit Gewerbeobjekten. Es gibt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze.
Die Anforderung ist bewusst niedrig: Ein E-Mail-Postfach genügt. Sie brauchen kein Portal, keine Schnittstelle, keine besondere Software. Sie müssen die Datei annehmen, lesen und aufbewahren können. Das BMF hat klargestellt, dass die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs ausreicht.
Was nicht mehr gilt: Sie können eine E-Rechnung nicht ablehnen. Bis 2024 brauchte der Aussteller Ihre Zustimmung, um elektronisch zu fakturieren. Seit 2025 ist das umgekehrt – er darf, ohne zu fragen.
Woran Sie eine E-Rechnung erkennen
XRechnung: eine Datei mit der Endung .xml, oft benannt wie Rechnung_0018.xml oder xrechnung.xml. Öffnen Sie sie im Editor, sehen Sie Code mit Tags wie <cbc:ID> und <cac:AccountingSupplierParty>.
ZUGFeRD (auch Factur-X): eine normale PDF, die einen Anhang enthält. Öffnen Sie die PDF im Adobe Reader oder einem anderen vollwertigen PDF-Programm und klicken auf das Büroklammer-Symbol: Dort liegt factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Browser-PDF-Viewer zeigen den Anhang oft nicht an – die Datei ist trotzdem da.
Keine E-Rechnung: eine PDF ohne XML-Anhang, ein Scan, ein Foto. Das sind sonstige Rechnungen. Sie dürfen weiter angenommen werden, solange die Übergangsfristen des Ausstellers laufen.
E-Rechnung öffnen und lesen
ZUGFeRD
Die PDF öffnen. Fertig. Der sichtbare Teil ist eine gewöhnliche Rechnung mit allen Angaben. Das eingebettete XML brauchen Sie nur, wenn Ihre Buchhaltungssoftware es einlesen soll – das macht sie selbst.
Ein Hinweis: Der sichtbare Teil und das XML sollen identisch sein. Bei einer korrekt erzeugten ZUGFeRD-Rechnung sind sie das. Wenn Sie prüfen wollen, ob eine Rechnung „echt" ist, öffnen Sie das XML mit einem Viewer (nächster Abschnitt) und vergleichen die Beträge.
XRechnung
Die XML-Datei ist nicht zum Lesen gedacht. Sie brauchen einen Viewer, der aus dem Datensatz eine Darstellung macht. Drei Wege:
Der ELSTER E-Rechnungs-Viewer. Die Finanzverwaltung bietet seit 2025 einen kostenlosen Viewer auf elster.de an: Datei hochladen, Rechnung lesen, als PDF speichern. Keine Registrierung, keine Speicherung der Datei. Für die meisten Kleinunternehmer der einfachste Weg.
Quba-Viewer. Ein kostenloses Open-Source-Programm für Windows, macOS und Linux, das XRechnung und ZUGFeRD lokal öffnet. Sinnvoll, wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen bekommen und die Datei nicht hochladen möchten.
Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Programme, die E-Rechnungen verarbeiten, zeigen sie lesbar an und übernehmen die Daten gleich in die Buchhaltung. Das ist der Weg, den die Pflicht eigentlich im Sinn hat.
Wie Sie eine empfangene E-Rechnung auf Fehler prüfen, steht im Artikel E-Rechnung prüfen und validieren.
E-Rechnung aufbewahren: das Original ist die Datei
Hier passieren die teuren Fehler. Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, seit 2025 verkürzt von zehn). Bei E-Rechnungen gilt: Aufzubewahren ist die strukturierte Datei, also das XML beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit Anhang. Und zwar
- unverändert – so, wie sie angekommen ist,
- maschinell auswertbar – das XML muss lesbar bleiben,
- jederzeit verfügbar – bei einer Prüfung muss die Datei vorgelegt werden können.
Ein Ausdruck reicht nicht. Eine mit dem Viewer erzeugte PDF reicht nicht. Der Screenshot reicht nicht. Wer die XML-Datei löscht und nur die Darstellung behält, hat das Original vernichtet.
Praktisch heißt das: Legen Sie die Datei ab, wie sie kam. Ein Ordner „Eingangsrechnungen 2026" mit den Originaldateien erfüllt die Anforderung, solange er gesichert ist und niemand die Dateien nachträglich ändert. Besser ist ein Belegarchiv, das Unveränderbarkeit technisch sicherstellt. Mehr im Artikel E-Rechnung archivieren.
Was Sie mit der empfangenen E-Rechnung tun
Prüfen. Stimmen Leistung, Beträge, Ihre Anschrift? Dieselbe sachliche Prüfung wie bei jeder Rechnung. Zusätzlich lohnt ein Blick, ob die Datei technisch gültig ist – eine fehlerhafte E-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung und gefährdet Ihren Vorsteuerabzug.
Bezahlen. Viele E-Rechnungen enthalten die Bankverbindung strukturiert, manche ZUGFeRD-Rechnungen einen GiroCode zum Scannen. Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer.
Weitergeben. Ihr Steuerberater will die Originaldatei, nicht den Ausdruck. Programme wie DATEV lesen XRechnung und ZUGFeRD direkt ein – das ist der Punkt, an dem die E-Rechnung Ihnen Arbeit spart.
Aufbewahren. Siehe oben: die Datei, unverändert, acht Jahre.
Empfangen ist Pflicht – ausstellen ist Vorteil
Wer E-Rechnungen empfängt und sieht, wie sein Steuerberater sie ohne Abtippen verbucht, versteht schnell, warum Kunden das auch von ihren Lieferanten erwarten werden. Die Empfangspflicht ist der erste Schritt. Der zweite – selbst E-Rechnungen ausstellen – ist für viele Kleinunternehmer keine Pflicht, aber der Weg, ab 2027 nicht der Lieferant zu sein, dessen PDF liegen bleibt. Warum, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Checkliste: Empfang eingerichtet?
- Eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ist eingerichtet und wird regelmäßig gelesen
- Ich weiß, wie ich eine XRechnung lesbar mache (ELSTER-Viewer, Quba oder meine Software)
- Ich weiß, dass eine ZUGFeRD-PDF einen XML-Anhang hat, und öffne sie mit einem vollwertigen PDF-Reader
- Empfangene Dateien lege ich unverändert ab – das XML ist das Original
- Mein Steuerberater bekommt die Originaldateien, keine Ausdrucke
- Ich habe einen Ort, an dem die Dateien acht Jahre sicher liegen
Ausgangsrechnungen, die beim Kunden sofort durchgehen
Was Sie empfangen, sollten Sie auch senden können. Pennio erzeugt aus jeder Rechnung eine ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung – die Buchhaltung Ihres Kunden liest sie ein, ohne Rückfrage.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Wie öffne ich eine XRechnung?
Darf ich eine E-Rechnung ablehnen und eine PDF verlangen?
Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen?
Was, wenn die E-Rechnung fehlerhaft ist?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 UStG, § 14b UStG, § 147 AO, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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