Wie lange Rechnungen aufbewahren? Fristen und was Anfang 2027 weg darf
Rechnungen 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6, Jahresabschlüsse 10 – mit Startpunkt und Beispielrechnung. Dazu die Übersicht, welche Unterlagen Sie Anfang 2027 vernichten dürfen.
„Wie lange muss ich das eigentlich aufheben?" — die Frage kommt meistens dann, wenn das Regal voll ist oder der Jahreswechsel ansteht. Die Antwort lautet je nach Unterlage 10, 8 oder 6 Jahre, und sie beginnt später zu laufen, als die meisten denken. Dieser Artikel zeigt die Fristen mit Startpunkt, rechnet sie an Beispielen durch und sagt, was Sie Anfang 2027 tatsächlich vernichten dürfen.
- Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge: 8 Jahre. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse: 10 Jahre. Geschäftsbriefe, Angebote und Verträge: 6 Jahre.
- Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — 8 Jahre bedeuten praktisch fast 9.
- Die 8 Jahre sind neu: Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege 10 Jahre.
- Vor dem Wegwerfen prüfen, ob eine Betriebsprüfung läuft oder eine Steuerfestsetzung offen ist — dann läuft die Frist nicht ab.
- Bei Verträgen ist die steuerliche Frist die kürzere: Ansprüche daraus können deutlich länger bestehen.
Die Fristen auf einen Blick
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge, sonstige Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine ohne Buchungsfunktion | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO |
| Geschäfts- und Handelsbriefe, auch E-Mails | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO |
| Verträge | 6 Jahre steuerlich — praktisch länger | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Die Fristen gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Umsatz und Rechtsform — auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wer muss und was alles dazugehört, steht im Leitfaden Belege aufbewahren.
Wann die Frist beginnt
Nicht am Rechnungsdatum. Gerechnet wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, empfangen oder ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).
Drei Beispiele:
- Rechnung vom 14. März 2026, Frist 8 Jahre. Start: 31.12.2026. Ende: 31.12.2034. Weg darf sie ab dem 1. Januar 2035.
- Angebot vom 2. Februar 2026, Frist 6 Jahre. Start: 31.12.2026. Weg ab dem 1. Januar 2033.
- Jahresabschluss für 2026, aufgestellt im Mai 2027, Frist 10 Jahre. Maßgeblich ist das Jahr der Aufstellung: Start 31.12.2027, weg ab 1. Januar 2038.
Faustregel: Nehmen Sie das Jahr auf dem Beleg, zählen Sie die Jahre der Frist dazu, und am 1. Januar des Folgejahres darf er weg.
Was Sie Anfang 2027 vernichten dürfen
Zum Jahreswechsel laufen die Fristen ab. Wenn am 1. Januar 2027 keine Betriebsprüfung läuft und keine Festsetzung offen ist, dürfen Sie vernichten:
| Unterlage | Frist | entstanden bis einschließlich |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Bücher, Inventare | 10 Jahre | 2016 |
| Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | 8 Jahre | 2018 |
| Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | 2020 |
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Praktisch heißt das: Läuft eine Betriebsprüfung, ist ein Einspruch offen oder steht eine Steuer noch unter Vorbehalt der Nachprüfung, bleibt alles liegen — auch die Unterlagen aus 2016.
Und ein zweiter Vorbehalt: Verträge gehören nicht in diesen Stapel. Die steuerlichen 6 Jahre sagen nichts über zivilrechtliche Ansprüche. Ein Mietvertrag, eine Versicherungspolice oder eine Vereinbarung mit Gewährleistungsfristen bleibt so lange greifbar, wie daraus noch etwas folgen kann. Mehr dazu unter Aufbewahrungsfrist für Verträge und Geschäftsbriefe.
Warum 8 und nicht mehr 10
Bis Ende 2024 mussten Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG).
Zwei Dinge dazu, die regelmäßig durcheinandergehen:
- Die Verkürzung gilt nur für Belege, deren Frist am 1. Januar 2025 noch lief. Für ältere ändert sich nichts — abgelaufen ist abgelaufen.
- Verkürzt wurden nur die Buchungsbelege. Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare bleiben bei 10 Jahren, Geschäftsbriefe bei 6.
Wer mit einer Übersicht von vor 2025 arbeitet, rechnet bei Rechnungen also 2 Jahre zu lang. Das schadet nichts — kostet aber Platz, und bei digitaler Ablage Speicher.
Bei E-Rechnungen zählt die Datei
Seit 2025 kommt ein Punkt dazu, der mit der Frist selbst nichts zu tun hat, aber mit dem, was Sie am Ende der Frist vorweisen müssen: Ist die Rechnung eine E-Rechnung, muss die Datei im Originalformat aufbewahrt werden — bei einer XRechnung das XML, bei ZUGFeRD die PDF mit dem eingebetteten Datensatz. Ein Ausdruck genügt nicht, und eine neu gespeicherte PDF oft auch nicht, weil dabei der Datensatz verloren geht.
Das betrifft immer mehr Belege: Ab 2027 stellen alle Lieferanten mit über 800.000 € Vorjahresumsatz auf E-Rechnungen um. Was das für die Ablage heißt, steht unter Eingangsrechnungen aufbewahren und E-Rechnung archivieren.
Die Frist rechnet Pennio selbst
Sie ziehen den Beleg ins Fenster und wählen die Belegart — Pennio rechnet die Frist, legt die Datei unveränderbar ab und meldet sich, wenn sie ablaufen darf. Kein Kalender, keine Tabelle im Kopf.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Welche Unterlagen darf ich Anfang 2027 wegwerfen?
Gilt für Kontoauszüge dieselbe Frist wie für Rechnungen?
Ab wann läuft die Frist genau?
Warum sind es jetzt 8 Jahre und nicht mehr 10?
Muss ich Unterlagen nach Ablauf der Frist vernichten?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 147 AO, § 257 HGB, § 14b Abs. 1 UStG, Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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