XRechnung-Beispiel: So sieht eine XRechnung als XML aus

„Wie sieht eine XRechnung aus?" ist die Frage, die jeder stellt, der zum ersten Mal an eine Behörde fakturieren soll – und die eine ungewohnte Antwort hat: gar nicht. Eine XRechnung hat kein Aussehen. Sie ist eine XML-Datei, also strukturierter Text für Maschinen, ohne Logo, ohne Layout, ohne Seite eins. Dieser Artikel zeigt an einer durchgängigen Beispielrechnung, was in der Datei steht, wie das XML aufgebaut ist, welche Felder die wichtigsten sind und wie Sie die Datei trotzdem lesen können.

Eine XRechnung hat kein Aussehen – und wird trotzdem gelesen

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung der Norm EN 16931. Sie enthält alle Rechnungsdaten in benannten Feldern, sogenannten Business Terms (BT-1 bis BT-160 und einige mehr), in einer von zwei XML-Syntaxen: UBL oder UN/CEFACT CII. Das Behördenportal liest die Felder aus und verbucht; kein Mensch muss die Datei je ansehen.

Wenn doch, gibt es drei Wege:

• Viewer: Der kostenlose ELSTER E-Rechnungs-Viewer (online) oder der Quba-Viewer (lokal) erzeugen aus dem XML eine tabellarische Rechnungsansicht.
• Visualisierung der KoSIT: Die KoSIT liefert Stylesheets, die eine XRechnung in HTML oder PDF darstellen; viele Viewer und Portale nutzen genau diese Darstellung.
• Buchhaltungssoftware: Programme, die E-Rechnungen einlesen, zeigen die Daten im gewohnten Erfassungsdialog.

Wie Empfang und Anzeige praktisch funktionieren, steht im Artikel E-Rechnung empfangen. Hier geht es um die Datei selbst.

Die Beispielrechnung

Meier Elektrotechnik hat für das Bauamt der Stadt Musterstadt die Flurbeleuchtung im Erdgeschoss erneuert. Zwei Positionen, Regelbesteuerung mit 19 % USt, Zahlungsziel 30 Tage. So sähe die Rechnung als Dokument aus:

Die Rechnungsnummer 0018-2609-STADT folgt dem Muster, das Pennio verwendet: die firmenweit fortlaufende Nummer 18 vorn, Jahr und Monat dahinter, das Kürzel des Kunden am Ende. Warum das hilft, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde. Die Leitweg-ID 04011000-12345-67 hat die Form <Grobadressierung>-<Feinadressierung>-<Prüfziffer>; die Behörde teilt sie mit, Sie kopieren sie.

Dasselbe als XRechnung: der UBL-Ausschnitt

Und so steht dieselbe Rechnung in der XML-Datei. Der Ausschnitt ist gekürzt – Namensräume, die zweite Position und einige Wiederholungen fehlen –, aber jedes gezeigte Element ist so, wie es in einer gültigen XRechnung 3.0 stehen muss:

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
             xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
             xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>0018-2609-STADT</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-09-11</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-10-11</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-12345-67</cbc:BuyerReference>
  <cac:InvoicePeriod>
    <cbc:StartDate>2026-09-01</cbc:StartDate>
    <cbc:EndDate>2026-09-08</cbc:EndDate>
  </cac:InvoicePeriod>
  <cac:OrderReference>
    <cbc:ID>BA-2026-0457</cbc:ID>
  </cac:OrderReference>

  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnung@meier-elektrotechnik.de</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Industriestraße 8</cbc:StreetName>
        <cbc:CityName>Beispielstadt</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>12345</cbc:PostalZone>
        <cac:Country><cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>DE123456789</cbc:CompanyID>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Meier Elektrotechnik</cbc:RegistrationName>
      </cac:PartyLegalEntity>
      <cac:Contact>
        <cbc:Name>Thomas Meier</cbc:Name>
        <cbc:Telephone>0511 1234567</cbc:Telephone>
        <cbc:ElectronicMail>rechnung@meier-elektrotechnik.de</cbc:ElectronicMail>
      </cac:Contact>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>

  <cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="EM">rechnungen@musterstadt.de</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Rathausplatz 1</cbc:StreetName>
        <cbc:CityName>Musterstadt</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>54321</cbc:PostalZone>
        <cac:Country><cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Stadt Musterstadt, Bauamt</cbc:RegistrationName>
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingCustomerParty>

  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE89370400440532013000</cbc:ID>
      <cbc:Name>Meier Elektrotechnik</cbc:Name>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:PaymentTerms>
    <cbc:Note>Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.</cbc:Note>
  </cac:PaymentTerms>

  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">257.07</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">1353.00</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">257.07</cbc:TaxAmount>
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1353.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1353.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1610.07</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1610.07</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>

  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">12</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">816.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Name>Elektroinstallation Flurbeleuchtung EG</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>19</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">68.00</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
  <!-- Position 2: 6 Stück (unitCode="H87") à 89.50 → 537.00, gleicher Aufbau -->
</ubl:Invoice>

Ein paar Dinge fallen sofort auf. Daten stehen als JJJJ-MM-TT, Beträge mit Punkt und zwei Nachkommastellen – das deutsche 11.09.2026 oder 1.353,00 wäre ein Schemafehler. Mengeneinheiten sind Codes: HUR für Stunde, H87 für Stück, aus der Codeliste UN/ECE Recommendation 20. Die Steuer steht zweimal: einmal je Position als Kategorie S mit 19 %, einmal im TaxTotal als Aufschlüsselung mit Bemessungsgrundlage und Betrag. Und die E-Mail-Adresse ist Pflicht – als EndpointID mit schemeID="EM" bei beiden Parteien.

Die Beträge müssen rechnerisch aufgehen, sonst schlägt die Validierung fehl: 816,00 + 537,00 = 1.353,00 (Summe der Positionen, BT-106), 1.353,00 × 19 % = 257,07 (BT-110), 1.353,00 + 257,07 = 1.610,07 (BT-112 und, ohne Vorauszahlung, auch BT-115). Wer hier eine Position nachträglich ändert und die Kopfsumme stehen lässt, bekommt vom XRechnung-Validator die Regel BR-CO-10 zurück.

Die wichtigsten Felder mit ihren BT-Nummern

Die Norm bezeichnet jedes Feld mit einem Business Term. Prüfberichte, Spezifikationen und Fehlermeldungen sprechen in diesen Nummern – es lohnt sich, die wichtigsten zu kennen:

Diese Felder decken sich weitgehend mit den Pflichtangaben des § 14 UStG – Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, Nummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Die XRechnung fügt hinzu, was eine Maschine zum Verarbeiten braucht: Codes statt Freitext, Fälligkeit oder Zahlungsbedingung, elektronische Adressen, bei Behörden die Leitweg-ID. Die vollständige Liste der gesetzlichen Angaben steht im Artikel Pflichtangaben einer Rechnung.

Unterschied zum ZUGFeRD-Beispiel

Wer das ZUGFeRD-Beispiel daneben legt, sieht dieselbe Rechnung in anderer Verpackung:

• Syntax. ZUGFeRD verwendet ausschließlich CII. Dort heißt die Rechnungsnummer ram:ID in rsm:ExchangedDocument, das Datum steht als 20260911 mit format="102". Die XRechnung erlaubt UBL und CII; unser Beispiel ist UBL, das verbreitetere der beiden. Inhaltlich sind es dieselben BT-Felder.
• Kein PDF. ZUGFeRD bettet das XML in eine PDF/A-3 ein, die jeder Reader öffnet. Die XRechnung ist die XML-Datei allein – 10 bis 20 Kilobyte, kein Logo, kein Briefpapier.
• Kennung. Eine ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 trägt eine andere CustomizationID-Entsprechung als eine XRechnung; nur im Profil XRECHNUNG stimmt sie überein, dann ist die Datei beides zugleich.

Was für wen sinnvoll ist, klärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD?. Die kurze Fassung: Behörden bekommen XRechnung, alle anderen ZUGFeRD – und ein Programm, das beides aus derselben Eingabe erzeugt, erspart die Entscheidung.

Wo offizielle Beispieldateien liegen

Unser Ausschnitt ist gekürzt und dient dem Verständnis. Vollständige, gegen den Validator geprüfte Beispiele veröffentlicht die KoSIT in der XRechnung-Testsuite auf GitHub: github.com/itplr-kosit/xrechnung-testsuite. Dort liegen unter src Geschäftsfälle und technische Fälle in UBL und CII – vom einfachen Standardfall bis zu Gutschrift, Skonto, Anzahlung und Rechnungen mit allen Business Terms. Wer eine eigene Datei erzeugt, vergleicht sie am besten mit dem passenden Fall aus der Testsuite und lässt beide durch den Validator.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Quellen: XRechnung-Spezifikation 3.0 und XRechnung-Testsuite (KoSIT), EN 16931 Semantisches Datenmodell, UBL 2.1, Leitweg-ID-Formatspezifikation, § 14 UStG.