Rechnungsnummer am Jahreswechsel: zurücksetzen oder weiterzählen?
Muss die Rechnungsnummer im neuen Jahr wieder bei 1 beginnen? Was erlaubt ist, was praktisch klüger ist und wie Sie den Jahreswechsel ohne Doppelnummern überstehen.
Jedes Jahr im Januar dieselbe Frage: Fängt die Rechnungsnummer wieder bei 1 an, oder läuft sie weiter? Beides ist erlaubt — aber nur eine der beiden Varianten ist unproblematisch, und die andere hat einen Haken, den man erst Jahre später merkt. Dieser Artikel erklärt, was das Gesetz verlangt, welche Folgen ein Zurücksetzen hat und wie ein Jahreswechsel abläuft, bei dem nichts zu tun ist.
- Das Gesetz verlangt Einmaligkeit, nicht Jahresbezug (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Ein Zurücksetzen ist erlaubt — sofern das Jahr Teil der Nummer ist, sodass
0001aus 2026 und0001aus 2027 unterscheidbar bleiben. - Ohne Jahresbestandteil ist ein Zurücksetzen ein Fehler: Die Nummer wäre nicht mehr einmalig.
- Weiterzählen ist der einfachere Weg. Es gibt nichts umzustellen, keinen Stichtag, keine Doppelnummer.
- Rechnungen, die im Januar für Leistungen des Vorjahres geschrieben werden, bekommen die aktuelle Nummer — die Nummernfolge richtet sich nach dem Ausstellungsdatum, nicht nach dem Leistungszeitraum.
- Wer Jahr und Monat ohnehin in der Nummer führt, hat den Jahreswechsel automatisch abgebildet und braucht keinen Zähler-Reset.
Was das Gesetz verlangt — und was nicht
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird".
Drei Dinge stehen dort nicht:
- Die Nummer muss nicht bei 1 beginnen.
- Sie muss nicht jährlich zurückgesetzt werden.
- Sie muss kein Jahr enthalten.
Was dort steht, ist Einmaligkeit. Jede Nummer darf im gesamten Bestand nur einmal vorkommen — über alle Jahre hinweg. Genau daran entscheidet sich die Jahreswechsel-Frage. Mehr dazu im Artikel Fortlaufende Rechnungsnummer.
Die zwei Wege
Weiterzählen
Der Zähler läuft über den Jahreswechsel hinweg: …0417, 0418, 0419, und am 2. Januar geht es mit 0420 weiter.
Vorteile: Nichts zu tun. Keine Doppelnummer möglich. Die Nummer sagt zugleich etwas über das Alter der Rechnung. Die Gesamtliste bleibt in einer einzigen Reihenfolge sortierbar.
Nachteil: Die Nummern werden mit den Jahren länger — nach zehn Jahren mit je 300 Rechnungen sind Sie bei 3000. Das ist keiner.
Zurücksetzen mit Jahresbestandteil
Der Zähler beginnt im neuen Jahr wieder bei 1, aber das Jahr ist Teil der Nummer: 2026-0001, 2027-0001.
Vorteil: Man sieht auf einen Blick, wie viele Rechnungen ein Jahr hatte. Für manche ist das Gewohnheit aus der Papierzeit, in der je Jahr ein Ordner geführt wurde.
Nachteil: Der Reset muss zuverlässig passieren — genau einmal, zum richtigen Zeitpunkt. Das ist die Fehlerquelle.
Wer schlicht 0001, 0002, 0003 vergibt und im Januar wieder bei 0001 beginnt, erzeugt Nummern, die es zweimal gibt. Das verstößt gegen die Einmaligkeit und führt dazu, dass Zahlungen und Belege nicht mehr eindeutig zugeordnet werden können. Was dann zu tun ist, steht im Artikel Rechnung korrigieren.
Der klassische Januarfehler
Der Reset passiert selten sauber, weil der Jahreswechsel kein sauberer Schnitt ist:
Die Nachzügler. Am 5. Januar schreiben Sie die letzte Dezember-Rechnung. Bekommt sie noch eine 2026er-Nummer, weil die Leistung aus 2026 stammt? Nein — maßgeblich ist das Ausstellungsdatum. Die Rechnung ist eine Januar-Rechnung und bekommt die aktuelle Nummer. Der Leistungszeitraum steht in einem eigenen Feld; siehe Leistungszeitraum auf der Rechnung.
Der vergessene Reset. Das Programm zählt weiter, obwohl es zurücksetzen sollte. Halb so schlimm: Die Nummern bleiben einmalig, nur die Systematik ist uneinheitlich.
Der doppelte Reset. Jemand setzt den Zähler manuell zurück, und das Programm tut es zum Stichtag noch einmal. Jetzt gibt es Nummern doppelt — der teure Fall.
Der Reset mitten im Jahr. Beim Wechsel des Rechnungsprogramms beginnt der neue Zähler bei 1, während im alten System schon 300 Rechnungen liegen. Beim Umzug also immer den höchsten bisher vergebenen Wert als Startwert setzen.
Was bei Nummernkreisen zu beachten ist
Wer mehrere Nummernkreise führt — etwa einen für Rechnungen und einen für Gutschriften, oder je Filiale einen —, muss jeden einzeln behandeln. Mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich erlaubt; jede für sich muss eindeutig bleiben, und die Systematik gehört dokumentiert.
Praktisch heißt das: je zusätzlicher Kreis eine weitere Stelle, an der ein Reset schiefgehen kann. Deshalb gilt für kleine Betriebe die Faustregel: ein Zähler, und Unterschiede über Präfixe abbilden. Warum das auch bei kundenspezifischen Nummern die bessere Lösung ist, erklärt der Artikel Rechnungsnummer pro Kunde.
Der Weg, bei dem der Jahreswechsel nichts bedeutet
Steht das Jahr ohnehin in jeder Nummer, ist die Frage nach dem Reset gegenstandslos. Eine Nummer wie
0018-2609-MEIER
│ │ │ └── Kundenkürzel
│ │ └────── Monat (September)
│ └───────── Jahr (2026)
└─────────────── laufende Nummer aus einem firmenweiten Zähler
trägt Jahr und Monat als eigene Bestandteile. Der Zähler läuft einfach weiter; das Jahr wechselt von allein, weil es aus dem Datum kommt. Es gibt keinen Stichtag, an dem jemand etwas umstellen müsste, und keine Möglichkeit, eine Nummer doppelt zu vergeben.
Der Aufbau hat einen zweiten Vorteil: Die laufende Nummer steht vorn, deshalb bleibt die Gesamtliste an der ersten Ziffer scanbar — Jahr und Monat sind Zusatzinformation, keine Sortierhürde. Weitere Muster und ihre Vor- und Nachteile zeigt der Artikel Rechnungsnummer: Aufbau und Beispiele. Ausprobieren können Sie das Schema im Rechnungsnummer-Planer.
Wenn Sie doch zurücksetzen wollen
Es gibt gute Gründe — etwa eine Buchhaltung, die es seit zwanzig Jahren so macht. Dann:
- Das Jahr ist Teil der Nummer, sonst kein Reset
- Der Reset passiert genau einmal, entweder automatisch im Programm oder manuell — nicht beides
- Die erste Rechnung des neuen Jahres kontrollieren: Nummer korrekt, keine Dublette
- Nachzügler aus dem Vorjahr bekommen die neue Jahresnummer; der Leistungszeitraum steht im eigenen Feld
- Die Systematik ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben, damit ein Prüfer sie nachvollziehen kann
- Beim Programmwechsel den Startwert über den höchsten bisher vergebenen Wert setzen
Und der Zähler für Angebote?
Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine sind keine Rechnungen und unterliegen nicht § 14 UStG. Trotzdem ist es sinnvoll, auch dort mit einer erkennbaren Systematik zu arbeiten — und sie vom Rechnungskreis zu trennen, damit Angebot 18 und Rechnung 18 nicht dieselbe Zeichenfolge sind. Üblich ist ein Kürzel vorn: AN-0018 für das Angebot, AB-0018 für die Auftragsbestätigung. Wie der Belegfluss insgesamt aussieht, steht im Leitfaden Vom Angebot bis zur Mahnung.
Ein Zähler, der von allein weiterläuft
Pennio führt einen firmenweiten Zähler und schreibt Jahr und Monat aus dem Datum in die Nummer. Am 1. Januar gibt es nichts einzustellen — und keine Möglichkeit, eine Nummer zweimal zu vergeben.
Keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer im neuen Jahr wieder bei 1 beginnen?
Darf ich die Rechnungsnummer zum Jahreswechsel zurücksetzen?
2026-0001 und 2027-0001 unterschiedliche Nummern. Ohne Jahresbestandteil entstünden Dubletten, und die Einmaligkeit wäre verletzt.Welche Nummer bekommt eine Rechnung, die ich im Januar für Dezember schreibe?
Muss das Jahr überhaupt in der Rechnungsnummer stehen?
Was mache ich, wenn nach dem Reset eine Nummer doppelt existiert?
Wie gehe ich beim Wechsel des Rechnungsprogramms vor?
Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, § 31 UStDV, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), Abschn. 14.5 Abs. 10 UStAE.
Die Pennio Redaktion schreibt über E-Rechnung, Rechnungsstellung und Umsatzsteuerrecht. Grundlage sind die aktuellen Gesetzestexte, die Norm EN 16931, die Spezifikationen von XRechnung und ZUGFeRD sowie die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Wir bauen selbst E-Rechnungs-Software und prüfen jede Aussage an den offiziellen Validatoren.
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